Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Складской учет для предпринимателя: как вести самому и тратить меньше времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Технологический процесс позволяет значительно ускорить современное производство и облегчить человеческий труд. Внедрение автоматизированных систем даёт возможность на только заметно сократить время на подготовку и заполнение документации, но и контролировать все проводимые операции в удаленном режиме через интернет. Посредством автоматизации можно проводить анализ остатков, распределять объекты по зонам хранения, управлять резервированием, облегчить инвентаризацию и сильно увеличить эффективную площадь помещения. Компания «Клеверенс» на протяжении многих лет занимается успешной реализацией высококачественной продукции, которая сможет обеспечить долгий срок службы оборудования при помощи современного программного обеспечения.
Учет складских операций: что это такое, как его вести, какие у него нюансы, требования, регулирующие факторы и особенности? Это далеко не полный список вопросов, которые необходимо знать любой фирме, планирующей осуществлять успешную деятельность на современном рынке. Но перед тем как разобрать такие моменты, необходимо уяснить следующие термины, составляющие основу этой отрасли:
- Склад — это помещение, созданное и эксплуатируемое для временного или постоянного хранения МПЗ и их подготовки к дальнейшему применению в промышленных целях или отправлению заказчику.
- Материально-производственные запасы — это ценные объекты, числящиеся такими на основании пункта 2 ПБУ 5/01.
В качестве МПЗ могут выступать:
- Предметы, сырьё или полуфабрикаты, выполняющие роль базиса для создания реализованных товаров или других направлений компании.
- Ценности, готовые для сбыта.
- Финансовые ресурсы, используемые для поддержания бытовых и управленческих нужд предприятия.
МПЗ не считаются:
- Активы, предназначенные для применения на длительном сроке (они расцениваются как основное средство)».
- Незавершенные товары.
Выделить единственный и универсальный способ практически невозможно. Это зависит от объема номенклатуры и ассортимента товаров. Сегодня применяются следующие методики:
- Номенклатурная — не предусматривает деление на группы (вся продукция имеет индивидуальную карточку). Подходит для маленького ассортимента.
- Сортовая — проводится групповое и подгрупповое объединение, учитывая отдельные товарные позиции.
- Партийная — одновременно может быть как главным, так и вспомогательным методом. Отличается удобством в проведении расчетов с поставщиками.
- Партийно-сортовая — принятые товары учитываются попартийно, после чего все поставки разделяются сортовыми методами.
Последовательность складского учета в магазине: как правильно организовать производство
Любая фирма заинтересована в продвижении своей деятельности на рынке. Чтобы избежать финансовых потерь, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма действий:
- Поставщик доставляет продукцию вместе со всей необходимой документацией.
- Проверка ТСД и сравнение фактических данных с написанной на бумаге информацией.
- Заполнение журнала регистрации.
- Отправление товара на склад и подготовка приходной накладной.
- Оформление внутренней документации ТОРГ-12 (при транспортировке с кладовой).
- Создание кассового ордера.
- Распечатывание инвентаризационных сведений и ревизия.
Общие принципы учёта материалов
Складской учёт является важной частью любой организации, так как оказывает влияние на ход производственных и хозяйственных процессов. Грамотная организация складского хозяйства — половина успеха деятельности предприятия. Рассмотрим основные задачи складского учёта:
Складской учёт на предприятии организует главный бухгалтер, а непосредственное ведение учёта возлагается на соответствующих материально ответственных лиц (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и т.д.). При принятии на работу должностных лиц, ответственных за приём, отпуск и сохранность вверенных им материальных ценностей, с ними заключается договор о полной материальной ответственности. До указанных лиц доводятся их должностные обязанности, в том числе по ведению учёта. По всем вопросам, связанным с ведением складского учёта, материально ответственные лица подчиняются главному бухгалтеру организации. Важно помнить, что увольнение и перемещение материально ответственных лиц возможно только после проведения инвентаризации (п.1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49 )).
Для целей организации контроля за движением и сохранностью материально-производственных запасов необходимо определить перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия ТМЦ.
Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.
Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.
В чем суть складского учета
Складской учет — это процесс контроля за движением товаров, материалов, готовой продукции, то есть материально-производственных запасов (МПЗ).
Складской учет состоит из нескольких этапов:
- Приемка. Экспедитор доставляет товары или материалы и прилагает к ним накладные, чеки и обязательные сертификаты. Ответственный за склад сверяет количество и характеристики МПЗ по накладной и проверяет их качество. Если все в порядке, кладовщик принимает товар и материалы на склад и оформляет приходную накладную. В конце дня после того, как приняты все поставки, оформляется приходный складской ордер, куда вписываются все МПЗ, полученные за день.
- Хранение. Когда МПЗ поступают на склад, необходимо организовать их хранение. Сначала товары и материалы сортируются по типам в зависимости от условия хранения, габаритов, пожароопасности, а затем хранятся в специально отведенном месте. Кроме этого, на каждую позицию заводится отдельная карточка с названием, характеристиками, количеством в наличии.
- Перемещение. МПЗ перемещают по разным причинам: например, отправка товара со склада в розничный магазин, переезд на другой склад, производство и т.д.
- Инвентаризация. Включает в себя ревизию и опись всех МПЗ, хранящихся на складе. Во время инвентаризации сверяются учетные данные и фактическое наличие товаров и материалов, проверяются сроки годности продукции, выявляются излишки и недостача, поломки и некомплектность. Предприниматель сам решает, как часто проводить инвентаризацию: если есть необходимость, можно проверять МПЗ каждый день. Но есть обязательная ревизия склада: она должна проводится каждый год в период с 1 октября по 31 декабря. Если итоговые бухгалтерские отчеты составлены без нее, налоговая инспекция вправе оштрафовать руководителя или главного бухгалтера на 10 тыс. рублей.
- Выбытие. На этом этапе МПЗ покидают склад вследствие продажи, возврата поставщику, списания или кражи.
Ведение складского учета
Определить единственный и универсальный способ невозможно. Специфика учета зависит от объема номенклатуры и ассортимента товаров. Для этого используются следующие методики:
- номенклатурная, которая не предполагает деление на группы. У всей продукции есть своя индивидуальная карточка. Подходит и для небольшого ассортимента;
- сортовая основана на проведении группового и подгруппового объединения, при этом учитываются отдельные позиции товаров;
- партийная – может быть и главным, и вспомогательным методом. Отличается удобством проведения расчетов с поставщиками;
- в партийно-сортовом принятые товары учитываются попартийно, после чего поставки разделяются путем использования сортовых методов.
ОТПУСК МАТЕРИАЛОВ В ПРОИЗВОДСТВО
Путем поступления/приема материала у нас образовались оборотные активы на складе. И эти активы должны оборачиваться в производстве продукции, а не залеживаться и затоваривать наш склад мертвым грузом. Для того, чтобы отпустить материал со склада в производство необходимо, чтобы ответственное лицо на производстве (а может быть и в каждом цехе) сделало заявку кладовщику на отпуск материала в производство. В данной заявке должно быть указано количество необходимого материала. Если данное количество сырья и материалов имеется в наличии, то кладовщик отпускает этот актив бригадиру (обязанности по приему материала в производство могут быть возложены на любое лицо в производственном цехе, но как правило, это бригадир цеха).
Вот образец Заявки на отпуск материала в производство.
Данные заявки на отпуск материала в производство кладовщик аккумулирует в течение месяца. После чего передает в бухгалтерию. Периодичность передачи данных заявок каждая компания устанавливает самостоятельно, в зависимости от процесса производства.
И таким образом в течение месяца в бухгалтерии отражаются: — документы поступления материала на склад (на основании товарных накладных); — документы отпуска материала в производство (на основании заявок бригадиров). И этого достаточно уже для того, чтобы провести инвентаризацию основного склада. Где учетными данными будут выступать:
- остаток на начало месяца
- плюс приход в течение месяца
- минус расход в течение месяца
- и то, что должно остаться на конец месяца.
Это учетные данные. А вот фактические данные будут определены путем проведения инвентаризации.
Что включает в себя документооборот на складе
Каждое передвижение товара на складе фиксируют документально. На каждом этапе передвижения используются свои документы.
| Документ | Характеристика |
|---|---|
| Приём товара | |
| Накладная от поставщика | Сопроводительный документ для товара, по которому товар принимают на склад. |
| Приходная накладная | Оформляется на основании накладной от поставщика. |
| Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т | Необходима для товаров, доставленных на склад любым видом транспорта. Этот документ подтверждает факт приёма-передачи: списание товара у поставщика и оприходование у получателя. Во второй части ТТН прописываются расходы по транспортировке. |
| Приходный складской ордер М-4 | Оформляется кладовщиком по итогу рабочей смены и включает в себя всю поступившую на склад продукцию. |
| Акт о приёмке материалов М-7 | Нужен для подтверждения, что товар поступил на склад не в полном объёме, без сопроводительной документации или есть расхождения между заявкой и фактом. Верно заполненный акт позволит отправить претензию поставщику и получить компенсацию. |
| Акт о приёмке товаров ТОРГ-1 | Подтверждает, что товар прошёл проверку на качество, количество, массу и комплектность. |
| Хранение товара | |
| Товарный ярлык ТОРГ 11 | Отражает наименование, артикул, сорт, количество на складе, все необходимые сведения, чтобы товар могли быстро опознать. По этой информации затем заполняют инвентаризационную опись. |
| Карточка учёта М-17 | Предназначена для записи материалов и определения их местонахождения. На каждый вид, сорт, размер заполняется своя карточка учёта на основании приходных документов. |
| Перемещение товаров | |
| Требование-накладная М-11 | Нужна для перемещения между подразделениями или материально ответственными сотрудниками. Один экземпляр принадлежит складу, второй передаётся принимающей стороне. |
| Накладная на внутреннее перемещение товаров ТОРГ-13 | Отражает движение товара со склада на производство или в торговый зал. Все стороны процесса получают свои экземпляры. |
| Выбытие товаров со склада | |
| Накладная на отпуск материалов на сторону М-15 | Если товар или материалы передают на переработку в другое подразделение или организацию, то заполняют этот документ с указанием количества и цены. |
| Товарная накладная ТОРГ-12 | Применяется для продажи товаров другому предприятию. Заполняется в двух экземплярах для продавца и покупателя. |
| Акт о списании ТОРГ-16 | Составляется, если выбытие происходит по причине порчи. |
Из каких элементов состоит система управления логистикой
Складская логистика — одно из основных понятий логистики. В системе много взаимосвязанных элементов, формирующих определенную целостность и единство. Элементом системы называют ее часть, условно не расчленяемую на составляющие. В таблице ниже отражена возможная классификация системы:
| Признак классификации | Вид систем |
| Сложность | Простая, сложная, большая |
| Изменение во времени | Статическая, динамическая |
| Взаимосвязь с окружающей средой | Закрытая, открытая |
| Предвидение развития | Детерминированная, стохастическая |
| Реакция на изменение окружающей среды | Адаптивная, неадаптивная |
Актуальные проблемы складской логистики в России
Несмотря на то, что сейчас логистическая отрасль набирает обороты, развитие складской логистики в России пока все же не так стремительно, как в других государствах.
Вот какие проблемы складской логистики сейчас существуют в России:
-
используются устаревшие технологии и оборудование;
-
логистическая инфраструктура проработана некачественно;
-
не хватает опытных работников с должным уровнем квалификации;
-
недостаточно теории по управлению складами;
-
многие руководители не могут объективно оценить проблемы в своих компаниях.
Особенно актуален последний пункт. Увы, на рынке в России управление складской логистикой нередко включают в список должностных обязанностей руководителей компаний. Однако, как правило, складская логистика — процесс для них достаточно непонятный, и из-за этого они не в полной мере пользуются всеми его возможностями.
-
Отсутствие маркировки
Склад является центральным звеном логистической системы любого современного предприятия. Все поступающие на предприятие товарно-материальные ценности в любом случае приходуются на склад, а их движение соответствующим образом отражается в складском учете.
Одним из основных требований, предъявляемых сегодня к складским работникам предприятий и организаций, является умение работать на компьютере и способность полноценно вести складской учет с применением специально предназначенных программных продуктов. Поэтому даже те специалисты, которые ранее никогда не работали на компьютере, сегодня должны осваивать необходимые приемы и методы работы.
Современные технические и программные средства позволяют автоматизировать практически все операции складского учета: ввод и обработку первичных документов, учет движения товарно-материальных ценностей, расчет складских остатков, проведение инвентаризаций, и т. д. На основании введенных и обработанных данных осуществляется формирование и вывод на печать самых разнообразных отчетных форм.
Предлагаемая читателям книга рассчитана на обучение широкого круга специалистов ведению складского учета на компьютере. В ней полезную информацию найдет для себя и начальник отдела логистики крупного промышленного холдинга, и кладовщик, ведущий складской учет на небольшом предприятии. Вначале предлагается вспомнить теоретические основы складского учета, а также используемую в нем документацию, после чего приводится описание популярных программных продуктов, предназначенных для автоматизации складского учета.
При изучении данной книги помните, что все используемые в книге данные являются условными, а примеры настройки и использования описываемых программных средств носят обобщенный характер. Также учтите следующее: не исключено, что в процессе изучения описываемых приложений вы обнаружите некоторое несоответствие содержимого данной книги тому, что вы видите на экране монитора – такая вероятность обусловлена тем, что программные продукты постоянно совершенствуются и дорабатываются. В любом случае, эти расхождения не будут носить принципиального характера.