Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Чтобы клиенты и налоговики были довольны, оформляем правильно «первичку»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.
Правила заполнения транспортной накладной 2023
В 2023 форма транспортной накладной заполняется в соответствии с обновленными Правилами перевозки грузов:
- Грузоотправитель должен заполнить в документе пункты 1-6 и 16 («Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Наименование груза», «Сопроводительные документы на груз», «Указания грузоотправителя», «Прием груза», «Дата составления, подписи сторон»).
- Грузоперевозчик должен определить (по согласованию с отправителем) условия транспортировки. Он заполняет (в своей части) пункты 8-11, 13, 15, 16 ТН («Условия перевозки», «Информация о принятии заказа к исполнению», «Перевозчик», «Транспортное средство», «Прочие условия», «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы», «Дата составления, подписи сторон»).
При транспортировке опасных грузов или при использовании крупногабаритного или тяжеловесного транспорта в пункте 13 при необходимости указываются сведения о маршруте следования, а также о номере, дате и сроке действия специального разрешения.
- Водитель подписывает транспортную накладную в пунктах 6 и 7 («Прием груза», «Сдача груза»), заполняет пункт 15 («Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы» — здесь указывается размер провозной платы), при необходимости — пункт 12 («Оговорки и замечания перевозчика» — здесь приводятся замечания о фактическом состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования — при сдаче груза, изменении условий перевозки — при выгрузке). В пути водитель по мере необходимости вправе делать отметки об изменении условий транспортировки (пункт 12) и переадресовке (пункт 14 «Переадресовка»).
- Грузополучатель заполняет в транспортной накладной пункт 7 («Сдача груза»).
- В пункте 5 («Указания грузоотправителя») приводится объявленная отправителем ценность груза. Она не должна быть больше его действительной стоимости.
- Отсутствие записи в бланке накладной на перевозку груза подтверждается прочерком. Пустых полей в документе быть не должно.
- При отсутствии записей в пункте 8 применяются общие условия по Правилам перевозки грузов и Федеральному закону «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
- Транспортная накладная составляется в трех экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Все экземпляры являются оригиналами.
- Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами. Исправления заверяются этими же подписями.
- В бланк накладной на перевозку груза включается информация обо всех партиях груза, перевозимых в одном транспорте.
- Если задействовано несколько автомобилей, количество экземпляров транспортной накладной должно быть соответствовать их количеству: на каждый автомобиль — три ТН.
Для чего предназначена
Рассматривая на примерах заполненные накладные ТОРГ-12 с обязательными полями для заполнения, следует помнить, что этот документ активно используют две стороны: продающая и покупающая. Продавец с ее помощью контролирует отгрузку товара со склада, а покупатель оформляет приемку. По ТН данного типа поставщик осуществляет списание позиций товара. Документ обычно составляется бухгалтером, кладовщиком или другим лицом, уполномоченным на проведение подобных операций. Грузополучатель, в свою очередь, согласно этой форме фиксирует поступление груза.
Представителей контролирующих органов нередко интересует не только сама бумага, но и прилагающиеся к ней дополнения: сертификаты на изделия, паспорта, различные справки.
Когда вместе с перемещаемым грузом заказчику приходит стандартная бумажная версия накладной, работник, который отвечает за принятие продукции и ее хранение, приступает к проверке. Он внимательно сверяет доставленные товарно-материальные ценности с информацией, указанной в сопроводительной документации. Если все в порядке — расписывается, тем самым подтверждая получение и перенаправляет бумагу в отдел бухгалтерии.
В ситуации, когда компания-покупатель осуществляет приемку согласно электронному варианту ТОРГ-12, процесс выглядит несколько иначе:
- Грузоотправитель формирует документ, ставит на нем ЭП и направляет в бухгалтерию грузополучателя в режиме онлайн.
- Покупатель принимает электронно-цифровую версию.
- Сам же заказчик при помощи компьютерной техники распечатывает форму и удостоверяется в правильности ее составления. После чего отдает ответственному сотруднику с целью сверки позиций и данных в ТН.
- Человек, несущий материальную ответственность за прием поставки, проставляет личную отметку (подпись) по результатам проверки.
Общая информация об изменении порядка обмена для УПД/УКД
В связи со вступлением в силу Приказа ФНС России от 08.07.2022 N ЕД-7-15/636@ наступает обязанность оператора электронного документооборота передавать все электронные УПД и УКД, содержащие реквизиты прослеживаемости, в приемный комплекс ФНС России – ПП ЭДЕМ.
В соответствии с этим изменяется порядок обмена УПД/УКД, в рамках которого будут добавлены подтверждающие квитанции от оператора на титулы продавца и покупателя. Данные квитанции необходимы для корректной передачи пакета документов в приемный комплекс ФНС.
Новый порядок обмена предусмотрен для электронного универсального передаточного документа (УПД) с функциями:
- СЧФДОП – счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
- ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).
А также для электронного универсального корректировочного документа (УКД) с функциями:
- КСЧФДИС – корректировочный счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав;
- ДИС – документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.
В новом Порядке четко определили функции операторов ЭДО и алгоритм их взаимодействия между собой и с клиентами. Для этого разграничили понятия «оператор, заключивший договор с продавцом» и «оператор, заключивший договор с покупателем» (п. 3 Порядка, утв. приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н).
Продавец будет формировать электронный счет-фактуру и направлять покупателю через своего оператора. После этого продавец должен дождаться от оператора электронных извещений о том, что файл принят, не содержит технических ошибок и дошел до покупателя. Покупатель проверяет полученный счет-фактуру.
Если документ оформили правильно, покупатель через своего оператора направляет продавцу извещение об этом.
Если счет-фактура содержит ошибки, покупатель формирует уведомление об уточнении. В этом случае продавец оформляет документ снова и направляет его покупателю, процедура повторяется (п. 14–21 Порядка, утв. приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н).
Форма товарной накладной
В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и унифицированные формы первичной документации, содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.
Так, Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, среди которых — товарная накладная (форма N ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации.
Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.
Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.
Как подписывать накладную
Заполненную ТОРГ-12 должны подписывать все уполномоченные лица со стороны поставщика и заказчика.
Бывают ситуации, когда груз самостоятельно забирает представитель покупателя по доверенности. В таких случаях в графе «Груз принял» вносятся сведения о лице, который забирает продукцию, и реквизиты основания — доверенности. В графе «Груз получил» расписывается сотрудник, ответственный за размещение продуктов на складе.
Если товарная накладная составлена и направлена заказчику в электронном виде, то обе стороны должны подписать ее цифровой подписью. Электронная ТОРГ-12 формируется в одном экземпляре, но в составе документа два файла. Один создается со стороны покупателя, другой — со стороны поставщика.
Электронную накладную можно направить в территориальную Федеральную налоговую службу в XML-формате по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ подписывает руководитель, главный бухгалтер и иные ответственные лица.
Под накладной, которая составляется в бумажной форме, проставляется пять подписей:
- В графе «Груз получил» ставит свою подпись уполномоченное лицо заказчика. Право подписи закреплено в уставе организации или оформляется специальным приказом или доверенностью.
- Раздел «Груз принял» подписывает материально-ответственное лицо заказчика. В этой строке может расписываться и тот служащий, который непосредственно принимает товар. Если партию принимает руководитель, то доверенность не оформляется. Любой другой сотрудник может действовать только на основании доверенности.
- Со стороны поставщика ставятся три подписи: руководителя, бухгалтера и сотрудника, отвечающего за отгрузку товарно-материальных ценностей. Можно издать приказ, в котором будет закреплено право конкретного работника проставлять подпись от поставщика во всех трех разделах.
Что проверить при получении товара
Перед подписанием в момент получения груза документ необходимо внимательно проверить и обратить внимание на ряд важных нюансов, возникающих при заполнении:
- Если ТМЦ принимаются по доверенности, то лицо, принявшее товар, ставит свою подпись с расшифровкой, а также дату и номер доверенности, которая обязательно должна прилагаться к накладной. В таких случаях печать не ставится.
- Если материально ответственное лицо организации, выступающей в роли заказчика, получает продукцию самостоятельно, то ставится подпись, расшифровка и печать в правом нижнем углу.
- Если в обеих организациях печать официально не используется, то документ может быть оформлен и без оттиска.
Реквизиты и правила заполнения ТОРГ-12
Форма ТОРГ-12 содержит все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Заполнение ТОРГ-12 можно начать с присвоения порядкового номера и даты.
В шапке документа указываются наименование и реквизиты продавца и покупателя. В табличной части отмечают наименование поставляемого товара, его количество, цену и общую стоимость.
В графе «Основание» продавец чаще всего указывает номер и дату договора поставки.
Накладная будет недействительной при отсутствии в ней подписей ответственных лиц.
Со стороны продавца подписать накладную должны три лица: ответственный за отпуск товара (например, кладовщик), главный бухгалтер и руководитель. На практике очень часто можно увидеть, что за всех трех лиц ставит подпись один человек. Такой вариант вполне оправдан. Главное, оформить приказ или доверенность на право подписи документа.
Передавайте контрагентам электронные накладные ТОРГ-12 бесплатно — по акции «Безлимит на 2 месяца» от системы Диадок
Со стороны получателя предусмотрены две подписи: «Груз принял» и «Груз получил». Первую подпись чаще всего ставит представитель транспортной компании, доставляющей груз покупателю. В графе «Груз получил» расписывается материально ответственное лицо. Товар по накладной может получить уполномоченное лицо покупателя по доверенности.
Подпись заверяется печатями сторон. Но с 2015 года большинство компании могут работать без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Если организация официально отказалась от применения печати, в ТОРГ-12 ее можно не ставить.
Накладная ТОРГ-12 заполняется в двух экземплярах: один остается у поставщика, второй — у покупателя. Если груз перевозит транспортная компания, тогда дополнительно оформляется транспортная накладная.
Нужно заполнить все обязательные реквизиты ТОРГ-12. Безопаснее указать сроки отгрузки и получения товара по накладной. В случае судебных разбирательств сроки в ТОРГ-12 могут сыграть важную роль.
При использовании унифицированной формы ТОРГ-12 из нее нельзя удалять какие-либо реквизиты, зато можно добавить свои.
ТОРГ-12 можно хранить на бумаге или в электронном виде. Если накладная электронная, она должна быть заверена электронными подписями.
Вместо накладной компания вправе использовать универсальный передаточный документ (УПД). Этот документ объединяет в себе ТОРГ-12 и счет-фактуру. Используя УПД, можно значительно сократить документооборот.
Чтобы клиенты и налоговики были довольны, оформляем правильно «первичку»
Продавая товар, оказывая услуги, выполняя работы нашим клиентам, мы должны стремиться сделать это профессионально, со знанием своего дела. Т.к. от этого зависит наша репутация как поставщика товара (услуги, работы), и данные факторы влияют на формирование мнения о нашей деятельности, а значит, и на решение клиента – работать с нами дальше или нет. Поэтому в условиях конкуренции, важно, чтобы наша компания отгружала не только качественный товар, но и сопровождала каждую отгрузку документально верно. Т.к. для клиентов это расходы, которые в случае их неправильного оформления и несоответствия требованиям законодательства могут быть не приняты налоговыми органами.
В данной статье речь пойдет о первичных документах, которые мы оформляем клиентам.
Какие обязательные реквизиты должны быть указаны в любой ТН?
Товарная накладная любой формы должна включать в себя следующие реквизиты:
- номер и дата составления;
- полное название ООО или ИП и реквизиты обеих сторон – отправителя и получателя (о том, зачем нужна ТН для ИП и как ее оформить, читайте );
- основание отправки продукции (например, договор, счёт и т.д.);
- отправляемые номенклатурные позиции с указанием наименования товаров, общего количества и стоимости (как правило, оформляется в виде таблицы);
- ФИО, должности и подписи (с расшифровкой) лиц, разрешивших отправку груза, отпустивших его со склада и получивших со стороны покупателя соответственно;
- печати обеих сторон (при наличии печатей).
Датой составления торговой накладной считается день, в который была совершена операция купли-продажи материальных ценностей, но она не всегда совпадает с датой подписания накладной. В некоторых случаях накладную составляют за несколько дней до совершения торговой операции. Поэтому датой поставки товара считается именно дата подписания документа, а не дата, указанная в графе «Дата составления».
Что касается графы «Номер документа», то в этой графе указывается порядковый номер накладной на предприятии. Каких-то особых требований к нумерации не установлено.
Товарную накладную необходимо оформлять в 2-х экземплярах, один из которых остаётся у поставщика, а другой отдаётся покупателю. Таким образом, обе стороны на основании данных этого документа отразят детали совершённой операции в учётном листе.
Какие бывают типы ТН?
На предприятии может быть организован стандартный бумажный документооборот, а может быть внедрен автоматизированный механизм электронного документооборота.
Соответственно, накладные могут формироваться на бумажном носителе или в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной подписью, то он считается равнозначным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью (п.1 ст.6 Закона от 06.04.2011г. №63-ФЗ).
- Бумажные накладные составляются в 2-х экземплярах: один документ остается на предприятии, а другой предоставляется покупателю. Такой документ в обязательном порядке должен быть заверен руководителем и начальником бухгалтерии.
При транспортировке груза накладная передается водителю. Если в документе были допущены ошибки, их можно исправить, заверив изменения подписями со стороны продавца и покупателя.
- В электронном виде документ составляется в одном экземпляре, но состоит из двух файлов. Первый файл заполняет продавец, а второй — покупатель. Подписывается такой документ электронной подписью с обеих сторон.
Накладная отправляется покупателю только в электронном виде, водитель при транспортировке груза на руки получает только товарно-транспортную накладную.
Важно! Если в электронной накладной была допущена ошибка, то исправить ее уже не получится. В таких случаях составляется акт о выявленном отличии и согласовывается с контрагентами.
В качестве товарной накладной можно использовать не ТОРГ-12, а бланк, который вы самостоятельно разработали и утвердили.
Здесь вы можете .
Что обязательно должно быть в такой накладной?
Она должна иметь следующие реквизиты:
- № и дату составления;
- Наименования грузополучателя / грузоотправителя и их реквизиты;
- Основание отпуска товаров (договор, счет и т.д.);
- Перечень отпускаемых номенклатурных позиций с указанием количества (+ ед. измерения) и суммы — обычно делается в виде табличной части;
- ФИО, должности и подписи лиц, которые разрешили отпуск товара, отпустили его со склада и получили со стороны покупателя;
- Печати сторон (если стороны используют печати).
По общему правилу накладную следует составить в двух экземплярах: один остается у поставщика, второй передается покупателю. Затем каждая из сторон на основании документа отразит операцию в учете.
В принципе накладную можно составлять и в электронном виде, но в двух файлах. В этом случае она подписывается электронно-цифровой подписью.
Транспортная накладная
Транспортная накладная – это расчетный документ, сопровождающий транспортировку груза. Нужна для подтверждения факта оформления соглашения на перевозку груза. Требуется для регулирования транспортировки. Является основанием для учета перевозки и расчетов с транспортной компанией.
Форма документа может утверждаться руководителем самостоятельно. При этом за основу обычно берется форма, утвержденная госорганами. В любом случае, в документе должны быть обязательные сведения. Это реквизиты сторон сделки. Порядок заполнения бумаги утвержден постановлением Правительства №272 от 15.04.11.
Накладная оформляется на одну или несколько партий груза. Если ценности перевозятся посредством разных ТС, число сопроводительной документации должно соответствовать количество ТС.
Накладная подписывается отправителем груза и перевозчиком. Если в документ вносятся изменения, они заверяются подписями.
Бланк товарной накладной и правила его заполнения
Товарная накладная торг-12 – это первичный документ, используемый при оформлении продажи товарно-материальных ценностей на сторону. В нем раскрывается информация о названии товара, его цене, количестве, общей стоимости и сумме НДС. В обязательном порядке при оформлении товарной накладной указывают реквизиты двух сторон, печать организации и подписи ответственных лиц.
Бланк товарной накладной составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у передающей стороны, а второй – у принявшей товарно-материальные ценности. Счет-фактура выписывается одновременно с накладной, на основании которой покупатель делает приход ТМЦ у себя в бухгалтерском учете.
В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации установлен образец формы торг-12 «Товарная накладная». Поэтому унифицированная форма торг-12 является первичным учетным документом. Каждый факт хозяйственной операции должен подтверждаться первичным документом с обязательными реквизитами. Это прописано в Законе о бух. учете РФ.