Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Баланс в УНФ: как проверить и расшифровать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предположим, перед нами один из видов ОСВ – сформированная в бухгалтерской программе ведомость по счету 71. Здесь виден процесс формирования остатков синтетического счета в разрезе аналитических данных.
| Счет | Сальдо начальное | Обороты за период | Сальдо конечное | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ДТ | КТ | ДТ | КТ | ДТ | КТ | |
| 71 | — | — | 2700 | 1700 | 1000 | — |
| 71.01 | — | — | 2700 | 1700 | 1000 | — |
| Васильчиков А.А. | — | — | 1100 | 1000 | 100 | — |
| Кустов О.И. | — | — | 900 | — | 900 | — |
| Морошкин М.С. | — | — | 700 | 700 | — | — |
На начало периода никаких расчетов у подотчетных лиц с фирмой нет, как показывает нулевое сальдо. Васильчикову А.А. выдано из кассы за 1100 руб., на конец периода он отчитался за 1000 руб., за остаток 100 руб. еще не отчитался и в кассу не вернул.
Кустову О.И. выдано 900 руб. для будущих расходов. Морошкин М.С. получил 700 руб., подтвердил расход полностью согласно авансовому отчету. На конец периода дебетовое сальдо по счету 71 в целом 1000 руб.
Аналогично читаются ОСВ по другим счетам, содержащим развернутые аналитические данные, например, уже упомянутый раньше счет 62. Сформированные по каждому покупателю ОСВ служат основой для акта сверки с деловым партнером.
Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой отчет об основных показателях деятельности фирмы. В ней формируются данные о движениях на предприятии, сгруппированных по счетам учета и субсчетам за любой произвольно выбираемый период. Как правило, полную ведомость в бухгалтерском учете создают перед закрытием года для формирования баланса.
Назначение и основные цели создания оборотно-сальдовой ведомости
- Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия для принятия своевременных управленческих решений.
- Проверка метода двойной записи (все операции в бухгалтерском учете отражаются в дебете одного счета и кредите другого одинаковой суммой). Пример: Уплата НДС отражается в дебете 68 счета и кредите 51.
- Выявление арифметических ошибок и неточностей.
- Контроль над правильным распределением сумм между счетами учета.
Оборотно-сальдовая ведомость – документ, который отражает состояние расчетных счетов на начало определенного периода. Кроме того, в бумаге фиксируется количество средств, оставшихся на счете на конец периода, величину прихода и расхода.
Выделяют следующие разновидности документа:
- помесячный;
- поквартальный;
- годовой.
Оборотно-сальдовая ведомость – один из главных бухгалтерских документов. В бумаге отражаются все действия, которые были совершены со средствами компании за определенный период. Ведомость не может быть составлена произвольно.
Для выполнения манипуляции применяются общероссийские положения бухгалтерского учета. Кроме того, во внимание принимается бухгалтерская политика, которая ведется в компании или регионе.
Оборотно-сальдовая ведомость создается на момент регистрации компании. В тот период она считается нулевой – в документе отсутствуют зафиксированные обороты по счетам.
Составляя документ, необходимо принять во внимание следующие особенности:
- когда предприятие зарегистрировано, сумма его уставного капитала отражается в 2 документах – дебете счета 75 и кредите счета 80;
- уставной капитал компании складывается из денег, основных средств, товаров и материалов;
- средства, которые отражаются в ведомости, фиксируются по перечню категорий;
- из-за того, что совершенные операции отражаются и в дебете, и в кредите, любое несоответствие данных свидетельствует о допущенной ошибке.
Ведомость является основой для внесения данных в целый перечень налоговых документов. С оборой на бумагу заполняется годовой финансовый отчет.
Как проверить оборотно-сальдовую ведомость
Проверка выполняется после завершения составления ведомости. Итоги сальдо и оборотов по кредиту и дебету должны совпадать. Следует помнить, что сальдо на конец и начало года должны быть идентичны.
Образование минусового или кредитного значения сальдо нужно исключить. На начало и конец отчетного года показатель должен отсутствовать на счетах 90,91 и 99.
По взаимосвязанным счетам сальдо и обороты должны соответствовать. Кроме того, необходимо удостовериться в логичности показателей. Чтобы выполнить проверку, нужно произвести расчет, который подтвердит правильность внесения данных.
Чтобы не допустить ошибки, необходимо внимательно изучить п.34 ПБУ 4/99. В нем сказано, что взаимозачет статьями пассивов и активов в бухгалтерской отчетности проводить запрещается.
Однако из правила существуют исключения. С ними можно ознакомиться, изучив соответствующие положения по бухгалтерскому учету. Ведомость считается заполненной верно только в том случае, если все правила соблюдены, а итоговые данные сошлись.
Как научиться понимать и анализировать оборотно-сальдовую ведомость
Вот, собственно, наша ОСВ и готова!
Сформировав отчет своими собственными руками, мы уже четко понимаем, откуда берутся цифры и какое значение имеют. Таким образом, мы с легкостью можем проанализировать движение и остатки на любом участке бухгалтерского учета.
Так, например, из ОСВ наглядно видно, сколько денежных средств поступило на расчетный счет компании за отчетный период, сколько мы заплатили и каким резервом можем воспользоваться еще. Можем проверить остаток товара или материалов на складе. Как видим, в нашем случае, на складе у нас есть материалы на сумму 25 000, а товар весь списан. Анализ «кредиторки» показал, что у ООО «Сферы» на конец периода сформировалась задолженность перед поставщиками в сумме 29 500 руб., также «висит» аванс от покупателей по Кт 62 счета – 87 600 руб. Помимо того, не выплачена заработная плата сотрудникам — долг организации по Кт сч. 70 – 217 500 руб. Оборот по счету 90.1 показывает выручку компании, она составила 212 400 руб., в т.ч НДС, который отражен по Дт сч. 90.3, и т.д.
Для того, чтобы получить развернутую информацию по какому-то определенному бухгалтерскому участку, формируется ОСВ по конкретному счету.
Как видите, оборотно-сальдовая ведомость просто необходима каждому бухгалтеру, в ней аккумулируется информация обо всех операциях компании.
Анализ показателей ОСВ
Для того чтобы правильно читать данные, отраженные в оборотно-сальдовой ведомости необходимо разбираться в структуре счетов бухгалтерского учета.
- В бухучете все счета подразделяются на три категории:
- активные;
- пассивные;
- активно-пассивные. Важно! Каждый из счетов имеет определенные правила заполнения при отображении хозяйственных операций. Так, активные счета не могут иметь кредитового сальдо на начало и конец периода.
ОСВ в этом случае позволяет проверить проводки, увидеть возможные ошибки и сделать исправления.
- Необходимо знать правила закрытия месяцев в бухгалтерском учете при формировании квартальных и годовых отчетов:
- В конце каждого месяца должны быть закрыты счета учета затрат на хозяйство и производство (за исключением незавершенного производства).
- Счета 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы» не закрываются по субсчетам, но в целом не должны иметь остатка.
1с автоматически проводит закрытие месяца, а ОСВ, в свою очередь, дает возможность выявить незакрытые счета, что ведет к искажению информации о реальном финансовом положении предприятия.
- При составлении годовой отчетности в строки баланса заносятся итоговые данные по работе компании. Оборотно-сальдовая ведомость отображает конечный остаток всех счетов, что позволяет сэкономить время на составление баланса.
- Составление ОСВ позволяет сверять данные со справкой о расчетах налоговой инспекции и своевременно определять имеющиеся задолженности по основным налогам (НДС, прибыль и т. д.).
- ОСВ позволяет рассчитать прибыль предприятия: 90 счет содержит данные по выручке от продаж, себестоимости и НДС, здесь отражены все прочие доходы и расходы, которые в 1с можно автоматически отсортировать по бухгалтерскому и налоговому учету и выделить не облагаемые налогом на прибыль суммы. Кроме того, ОСВ содержит итоговые значения по нераспределенной прибыли.
- ОСВ служит дополнительной проверкой вычетов НДС. При поступлении товаров и услуг с НДС поставщики выставляют счета-фактуры и при введении их в 1С обороты по 19 счету закрываются. Однако, бывают ситуации, когда счет-фактура не введена или не представлены документы по поставке. Незакрытый остаток на конец периода по НДС дает возможность увидеть недочеты.
Оборотно-сальдовая ведомость удобный механизм качественной и глубокой проверки совершаемых операций. Своевременное принятие управленческих решений после анализа ОСВ дает возможность не только скорректировать данные для составления баланса, но и увеличить прибыль предприятия (например, при выявлении дебиторских задолженностей). Без составления данного документа невозможно составить основные отчеты, которые показывают всю деятельность предприятия. Кроме того, если ведомость правильно читать, можно сделать выводы и внести коррективы в учетную политику или минимизировать затраты, а автоматическое составление ведомости в 1с дает возможность увидеть финансовое состояние предприятия в целом.
Бухгалтерские регистры — оборотно-сальдовая ведомость
В ведомости записываются все используемые на предприятии синтетические счета. На каждый счет отводится отдельная строка, в которой указывают начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо.
Если по счету не было движения за отчетный период, то указывают только начальное и конечное сальдо. Чтобы проверить, правильно ли составлен оборотно-сальдовый баланс, следует знать такие правила:
- итог дебетовых начальных сальдо должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо;
- итог дебетовых оборотов за период должен равняться итогу кредитовых оборотов;
- итог дебетовых конечных сальдо должен равняться итогу конечных кредитовых сальдо.
Составление оборотно-сальдовой ведомости основано на применении двойной записи. Двойная запись в бухгалтерском учете позволяет контролировать правильность отражения хозяйственных операций.
Данные оборотно-сальдовой ведомости об остатках по счетам используются при составлении бухгалтерского баланса. Торговая организация по состоянию на 31.03.2014 имеет следующие остатки по счетам (в скобках указаны номера синтетических счетов):
- основные средства (01) – 500 000 руб.;
- амортизация по этим основным средствам (02) – 100 000 руб.;
- товары (41) – 300 000 руб.;
- деньги в кассе (50) – 20 000 руб.;
- деньги на расчетном счете (51) – 115 000 руб.;
- задолженность перед поставщиками товаров (60)– 175 000 руб.;
- кредит в банке (66) – 300 000 руб.;
- задолженность перед работниками по заработной плате (70) – 90 000 руб.;
- уставный капитал (80) – 200 000 руб.;
- нераспределенная прибыль (84) – 70 000 руб.
В оборотно-сальдовой ведомости отражено начальное сальдо на утро 01.04.2014 г. по соответствующим синтетическим счетам, месячные обороты по дебету и кредиту по синтетическим счетам и конечное сальдо на 30.04.2014 по указанным счетам. Конечное сальдо определяется по следующим правилам:
а) по активным счетам: начальное дебетовое сальдо + дебетовый оборот – кредитовый оборот = конечное дебетовое сальдо;
б) по пассивным счетам: начальное кредитовое сальдо – дебетовый оборот + кредитовый оборот = конечное кредитовое сальдо;
в) по активно-пассивным счетам – так же, как для активных и пассивных счетов в зависимости от вида начального сальдо (дебетового или кредитового) и оборотов за месяц.
Например, по балансовому счету 41 (активный счет):
- начальное сальдо составляет 300 000 руб.;
- дебетовый оборот (операция за 8 апреля) – 170 000 руб.;
- кредитовый оборот (операция за 5 апреля) – 110 000 руб.;
- конечное сальдо – 360 000 руб. (300 000 + 170 000 – 110 000).
По данным оборотно-сальдовой ведомости составлен бухгалтерский баланс организации по состоянию на 30.04.2014 путем разноски конечного сальдо из оборотно-сальдовой ведомости по статьям бухгалтерского баланса.
| Книга хозяйственных операций за апрель 2014 г. |
||||
| Дата | Наименование операции, документ | Дебет | Кредит | Сумма |
| 05.04.2014 | Продан товар, накладная № 57 | 62 90-2 90-3 |
90-1 41-1 68-НДС |
240 000 110 000 36 610 |
| 08.04.2014 | Получены товары от поставщика, накладная № 21 | 41-1 | 60 | 170 000 |
| 10.04.2014 | Поступила частичная оплата за товар, платежное поручение № 30 | 51 | 62 | 200 000 |
| 11.04.2014 | Получены деньги в банке, приходный кассовый ордер № 92 | 50 | 51 | 80 000 |
| 11.04.2014 | Выдана заработная плата работникам, платежная ведомость № 6 | 70 | 50 | 90 000 |
| 22.04.2014 | Перечислены деньги поставщику, платежное поручение № 218 | 60 | 51 | 100 000 |
| 30.04.2014 | Начислена заработная плата за апрель, расчетная ведомость № 4 | 44 | 70 | 70 000 |
| 30.04.2014 | Списаны на себестоимость продаж издержки обращения за апрель, бухгалтерская справка № 45 | 90 | 44 | 70 000 |
| 30.04.2014 | Отражена прибыль за апрель, бухгалтерская справка № 46 | 90-9 | 99 | 23 390 |
Можно выделить как минимум пять причин, почему бухгалтеру никак не обойтись без составления ОСВ.
1. По данным из ведомости компании составляют баланс. Данные по активам баланса заполняют на основе сведений конечного сальдо по дебету счетов. Конечное сальдо по кредиту – данные для раздела по пассивам баланса.
2. По ОСВ бухгалтер проверяет себя на отсутствие арифметических ошибок. Нужно добиться того, чтобы в документе было три пары равенств. В расчетах нет ошибок, если:
- сумма средств по дебету в начале отчетного периода равна сумме средств по кредиту этой же даты отчета;
- обороты по дебету счетов аналогичны оборотам по кредиту;
- стоимость активов такая же, как и сумма ее обязательств.
Анализ оборотно-сальдовой ведомости заключается в том, чтобы проверить эти показатели и убедится, что в ОСВ соблюдается правило трех равенств.
3. ОСВ дает возможность проанализировать показатели, которые нельзя рассчитать по данным баланса или отчета о прибылях и убытках.
4. Компания может не дожидаться конца отчетного периода, чтобы проанализировать ситуацию на конкретную дату. Обычно ОСВ составляют раз в месяц.
Если обратиться к действующему законодательству, выяснится, что термин «оборотно-сальдовая ведомость» в нормативно-правовых актах не зафиксирован. Это значит, что фактически бумага используется неофициально. На деле документ широко распространен. Использование ведомости косвенно базируется на положениях статьи 10 ФЗ №402.
Нормативно-правовой акт предусматривает, что:
- данные, которые фиксируются в первичных документах, должны регистрироваться и накапливаться в регистрах бухучета;
- в структуре регистра должна содержаться группировка объектов бухучета и величина денежного изменения каждого из них;
- формы регистров для частных субъектов экономики утверждаются государством, а для тех, которые принадлежат стране, — бюджетными НПА.
Нужно помнить, что оборотно-сальдовая ведомость — это первичный документ. Она используется в качестве регистра бухучета. Эта особенность связана с правовой традицией, возникшей во времена СССР. Кроме того, МинФин РФ 28 декабря 2001 года осуществил выпуск приказа №119н. Документ утвердил методические указания, которые касались бухгалтерского учета МПЗ компаний РФ.
Как определить финансовый результат деятельности компании
Определение промежуточного финансового результата должно производиться по истечении каждого месяца или иного периода, закрепленного в учетной политике. Например, малым предприятиям эту операцию разрешено выполнять один раз за квартал, либо вообще один раз за год.
В этот момент должно производиться сопоставление оборотов по субсчетам счета 90. Финансовый результат определяется как разница между дебетовым и кредитовым оборотом за выбранный период и списывается на счет прибылей и убытков 99, при этом такая операция будет затрагивать только счет 90/9. Остатки по остальным субсчетам будут сохраняться до конца года, когда будет производиться итоговое определение результата.
Внимание! То есть, финансовый результат определяется путем вычитания из суммы выручки по счету 90/1 сумм, накопленных на субсчетах затрат 90/2-90/5.
Если по итогам вычислений получилось положительное значение, то будет свидетельствовать о получении прибыли за отчетный месяц. Если же результат отрицательный, это указывает на получение убытка от деятельности. После этого оформляется определение промежуточного результата при помощи проводки — Д 90/9 К 99 в случае прибыли, и Д 99 К 90/9 в случае убытка.
Субсчета 90 счета, за исключением 90/9, в течение года накапливают суммы выручки и произведенных затрат, а также суммы налогов. По завершении года итоговый результат по каждому из них списывается на субсчет 90/9 одной суммой. Поскольку в течение года с него списывались суммы финансового результата, при правильном закрытии остатка по счету 90 быть не должно.
Как разобраться в оборотно-сальдовой ведомости
Когда ведомость заполнена, нужно подсчитать результаты по горизонтали и вертикали. При этом итоговые цифры должны совпасть. Если результаты по горизонтали и вертикали расходятся – при заполнении документа была допущена ошибка. Заполненную таблицу придется проверить полностью. Только после этого можно будет сформировать балансовый отчет.
Виды и метод Чтобы знать, как читать и заполнять оборотно-сальдовые ведомости, необходимо разобраться в их видах. Выделяют: По синтетическим счетам
- Документ содержит в себе сальдо на начало периода и данные оборотам счетов. Производя расчеты, бухгалтер может определить сальдо на конец периода.
Составляя ведомость, важно удостовериться в правильности проведения манипуляции.
- Если все действия выполнены верно, получатся 3 равенства – сальдо по кредитам и дебетам, обороты по кредитам и дебетам, стоимость обязательств и активов на конец периода.
Активы фирмы возникают не сами по себе, а за счет источников (пассивов). На этом двойном изменении данных по учетным объектам основывается ОСВ. Составление ее рассмотрим на упрощенном примере.
За период прошли по учету хозяйственные операции:
Остатки по счетам на начало периода:
Отраженные в учетных регистрах проводки группируются в ОСВ. Можно предварительно использовать шахматную ведомость для отражения оборотов по счетам и сведения данных.
В ОСВ переносится известное из расчетов предыдущего периода начальное сальдо и рассчитывается конечное сальдо текущего периода – активы и пассивы фирмы.
| Счет | Сальдо начальное | Обороты за период | Сальдо конечное | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ДТ | КТ | ДТ | КТ | ДТ | КТ | |
| 41 | 2000 | 2000 | ||||
| 50 | 500 | 400 | 100 | |||
| 51 | 7500 | 10000 | 17000 | 500 | ||
| 60 | 2000 | 2000 | ||||
| 62 | 7000 | 7000 | ||||
| 66 | 3000 | 3000 | ||||
| 70 | 15000 | 15000 | ||||
| 71 | 400 | 400 | ||||
| Итого | 15000 | 15000 | 29400 | 29400 | 3000 | 3000 |
В малом бизнесе, где учет упрощен, а программные средства используются зачастую только для подготовки и сдачи налоговых форм, составлять ОСВ полезно вручную. Если равенства трех пар итогов (начального сальдо, конечного сальдо, оборотов по дебету и кредиту) нет, в расчетах ошибка. Баланс до ее нахождения, исправления составлять нельзя.
В бухгалтерских учетных программах оборотно-сальдовая ведомость, как и шахматная ведомость – отчеты, которые можно сформировать в любой момент. ОСВ, как правило, дается в комбинированном виде, с объединением синтетических и аналитических данных.
В ОСВ показывается только развернутое сальдо, иначе балансовые данные будут искажены. Развернутое сальдо (зафиксированное отдельно по дебету и кредиту) может быть в активно-пассивных счетах, отражающих расчеты. Пример: счет 62 и аналогичные ему счета.
Все бухгалтерские документы можно разделить на три больших группы: формы отчетности, регистры бухгалтерского учета и первичные документы. Cальдовая ведомость (оборотная, ОСВ) – это регистр бухгалтерского учета. А ко всем регистрам закон устанавливает обязательные требования. Так, в ОСВ обязательно нужно показать наименование организации, величину денежного измерения объектов бухучета и пр. (ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Оборотно-сальдовая ведомость – это документ, которые собирает в себе воедино все сведения бухгалтерского учета и систематизирует их. Причем ведомость можно составить в любое время и за любой период, даже за один день.
Всего существует три основных вида оборотно-сальдовой ведомости:
- по аналитическим счетам (формируют по количеству, категории и номенклатуре);
- по синтетическим счетам (учитывает совокупность различных значений);
- комбинированные (включают элементы синтетического и аналитического счета).