10 лучших программ для электронного документооборота

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «10 лучших программ для электронного документооборота». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Никто не заставляет использовать электронный документооборот, но государство создаёт такие условия, что он становится необходимостью. Например, ЭДО нужен для работы с маркированными товарами. Многие маркетплейсы уже работают только с электронными документами.

Проблемы внедрения системы электронного документооборота на предприятии

Рассмотрим, с какими проблемами внедрения системы электронного документооборота (СЭД) сталкиваются в организациях.

Сопротивление со стороны персонала. Обучение новому порядку работы может вызывать сложности, особенно у старшего поколения. Рекомендуем прежде всего вводить ЭДО для молодых работников, грамотно прописывать инструкции и при необходимости устраивать кадровые перестановки.

Незаинтересованность руководства. Руководители организации, начальники подразделений и директора своим примером мотивируют работников активнее работать с ЭДО. Отсутствие заинтересованности руководящего состава ставит под угрозу организацию на предприятии электронного документооборота.

Слабая структурная организованность. Характерно для компаний, которые часто перестраивают структуру организации. Новые связи между отделами выстраиваются долго, нарушенные коммуникации вызывают неразбериху в документации и маршрутах её движения.

Низкий уровень документооборота. Небольшие организации часто не имеют развитого делопроизводства. Большинство рабочих моментов решается «на словах», без оформления бумаг. С этим поможет справиться грамотно выстроенная и удобная для сотрудников система электронного документооборота (СЭД) на предприятии.

Контрагенты, которые продолжают работать с бумагой. Перевод «на цифру» внутренних документов не имеет смысла, если все партнёры компании продолжают вести документооборот на бумаге. Расскажите контрагентам о преимуществах ЭДО и пригласите их через письмо от руководства компании.

Перевод архива документов в электронный формат. Кропотливая и долгая работа, которой, к сожалению, не избежать, если у вашей компании накопился большой архив документов.

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.

Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.

ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.

В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.

Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.

Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.

Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
3. Площадка фиксирует данные о документе.
4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

• Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
• Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Какие документы можно отправлять?

Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:

1. УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
2. Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
3. Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.

Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:

• договора
• счета-фактуры
• акты
• первичные документы

Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.

Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:

1. Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
2. Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
3. Документооборот непрозрачен для руководства.
4. Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).

Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:

• возможности;
• надежность;
• функциональность;
• количество контрагентов;
• роуминг;
• опыт работы;
• качество обслуживания;
• стоимость продукта.

Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота

При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.

Критерий/система	«Контур Диадок»	СБИС	ELMA	Synerdocs	«Сбербанк»
Минимальная стоимость подключения	1000 руб. в год	500 руб. в год	стоимость платформы 45000 руб.	2050	3540
Возможность дистанционной сдачи отчетности	есть	есть	есть	есть	есть
Бесплатная версия	есть	есть	есть	есть	есть
Интеграция с 1С	есть	есть	есть	есть	есть

Как указывается дата подписания электронного документа?

Печатная форма электронного документа содержит штамп, в котором указывается дата его подписания. В этот момент оператор запрашивает информацию в удостоверяющем центре, действителен ли используемый сертификат ЭЦП. После проверки этих сведений в электронном документе проставляется информация о подписанте, а также дате и времени подписания документа.

Соответственно, пользователь при организации процесса передачи документов через оператора, может быть уверен в том, что они подписываются ЭЦП с действующим сертификатом. В этом случае контрагент не сможет сказать, что не подписывал документ, поскольку этот факт оператор фиксирует.

Внимание! Оператор не имеет информации о полномочиях подписанта. Эту информацию нужно запрашивать у контрагента. Доверенность лучше хранить у себя.

XML-файл счета-фактуры включает дату документа, указываемую продавцом при его формировании. Оператор эту дату не указывает. Например, если счет-фактура выставлен 20 октября, пользователь может указать, что сам документ от 10 сентября. Этот момент относится также и к первичным документам, т.е. указывается дата и самого документа, и момента совершения хозяйственной операции. Даты заполняются участниками сделки и могут не совпадать с датой подписания документа.

Важно! В реквизитах документов должны быть только даты хозяйственной операции и составления документа. При этом дата подписания документа не указывается. Данный момент предусмотрен положениями Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ.

Существуют еще такие важные моменты относительно дат:

• дата подписания электронного документа фиксируется оператором, однако она зачастую не берется в расчет. Имеет смысл ориентироваться именно на дату хозяйственной операции;
• дата отправки или получения счета-фактуры указывается в специальных технологических файлах — извещениях или подтверждениях. Они регламентированы Приказом Минфина от 10.11.2015 г. № 174н.

Подключить электронный документооборот можно двумя способами: самостоятельно или после обращения к сертифицированному оператору.

Первый вариант подойдет только в том случае, если у компании небольшое количество контрагентов. Но сама настройка — дело сложное:

• нужно самостоятельно продумать порядок передачи документов;

• установить способы обмена документами, а также взаимодействия с контрагентами;

• документально зафиксировать все форматы документов, которые будут использоваться в дальнейшей деятельности;

• настроить канал передачи данных персонально под каждого участника цепочки документооборота.

Второй вариант — подключение через оператора ЭДО. Это организация, которая предоставляет уже готовый сервис обмена документами. Подключить его уже не составит труда.

Как это сделать:

• в разделе администрирования загрузить сертификат о полученной ЭЦП;

• подключить контрагентов.

Используемые сокращения

Для лучшей читаемости, далее по тексту будут использоваться сокращения:

• ЭДО – электронный документооборот;

• ЭД – электронный документ;

• ЭП – электронная подпись;

• ЭЦП – электронная цифровая подпись;

• УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;

• СЭД – система электронного документооборота;

• УПД – универсальный передаточный документ;

• ПО – программное обеспечение.

Сколько стоят электронные документы, затраты на переход на ЭДО

Статья расходов	1000 бумажных документов	1000 электронных документов
Печать (3 руб — одна сторона, пакет документов — 3 листа)	18 000 руб.	—
Электронная подпись	—	2 000 руб.
Лицензия средства криптозащиты	—	1 200 руб.
Доставка	40 000 руб. заказным письмом	7 000 руб.
Итого	58 000 руб.	10 200 руб.

Как выбрать оператора ЭДО

Оператор ЭДО — одобренная налоговой инспекцией организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Обратите внимание на ряд критериев:

• Стоимость. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно. При этом не смотрите на самую низкую цену. Если вам понадобятся дополнительные услуги, их стоимость может сделать контракт в разы дороже, чем заявленный тариф.
• Безопасность. Как организован доступ к сервису, был ли аудит безопасности системы, где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора.
• Удобство. Можно ли пользоваться сервисом через мобильные устройства, понятный ли интерфейс.
• Роуминг. Необходим, если контрагенты пользуются другими сервисами.
• Автоматический обмен данными. Интеграция с учетной системой.
• Техподдержка. Этот критерий особенно важен для тех, кто работает в режиме нон-стоп. Скорость устранения возможных сбоев прямо влияет на финансовые результаты компании.

Как установить ЭДО

Как работать с ЭДО? Для начала нужно выбрать оператора, который предоставит площадку для обмена ЭДО. Программы для ЭДО называют системой электронного документооборота (СЭД). При выборе СЭД нужно опираться на требуемый для компании функционал, стоимость, наличие техподдержки, возраст на рынке и распространённость системы среди ваших заказчиков. На данный момент самыми популярными СЭД являются: Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. На рынке есть как программы, которые устанавливаются на сервер компании, так и веб-решения.

После заключения договорённостей с оператором и установки системы, следует выпустить электронные подписи для всех сотрудников. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.

После этого начнётся период адаптации сотрудников и клиентов к новому порядку. Для работников лучше провести обучающие мероприятия, чтобы они быстрее освоили программу.

Клиентов нужно не только оповестить о нововведениях, но и помочь им наладить обмен документами с компанией. Серьёзно отнеситесь к этому этапу, так как напуганные потребители могут уйти от вас.

ЭДО – это будущее в сфере бизнеса и делопроизводства. Ваши клиенты хотят получать свои документы быстро и просто. Не бойтесь нового и развивайтесь.

Эволюция систем электронного документооборота

Спрос на цифровизацию среди компаний растет с каждым годом, а вместе с ним меняется и структура современных СЭД. Большинство крупных организаций уже прошли этап оптимизации делопроизводства и документооборота. Теперь перед ними стоят другие задачи: снизить трудоемкость рутинных операций и перевести в цифру работу по новым направлениям, например, HR-процессы.

Классическая СЭД не сможет полноценно закрыть эти задачи. Поэтому в структуру современных систем электронного документооборота входят встроенные интеллектуальные сервисы. Они помогают снизить расход времени сотрудников на регулярные простые операции:

• регистрацию входящих документов и запросов с занесением информации в систему;
• сопоставление версий документа с отображением расхождений;
• формирование проекта поручения на основе протокола или приказа.

Даже если 100 % документов в офисе создают в цифровом виде, то более 80 % из них до сих пор распечатывают (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Разве может такой подход быть эффективным?

Кажется, что автоматизация документооборота — самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решение. Но бизнес-потребность в ней формируется не мгновенно. Только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу, что предприятию нужна специальная информационная система (ИС) для управления контентом на всех стадиях его существования.

Похожие записи:

• Максимальные суммы социальных вычетов повысят с 1 января 2024 года
• Вырубка деревьев на собственном участке
• Как получить льготы многодетным семьям в Калининграде в 2023 году