Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проверка контрагента на благонадежность». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если налоговики решат, что сделка фиктивная и направлена лишь на получение налоговой выгоды, они отменят затраты по налогу на прибыль (УСН, ЕСХН) или вычеты по НДС, которые связаны со спорным контрагентом. Соответственно, придётся доплачивать налоги. Такое может случиться, даже если у вас все чисто.
Положение о проверке контрагентов: образец
Регламент и методика проверки потенциальных партнеров по сделкам разрабатываются субъектами хозяйствования самостоятельно, унифицированных форм, структуры не предусмотрено. В документе рекомендуется указывать лиц, которые назначаются ответственными за реализацию этого блока работ. В разных ситуациях может применяться индивидуальный алгоритм проверки контрагента:
- расширенный инструментарий проверочных мероприятий применяется по отношению к недавно зарегистрированным компаниям, минимальный набор действий – для долго работающих фирм;
- отдельный механизм взаимодействия можно предусмотреть для организаций, с которыми ранее уже заключались сделки;
- разделять партнеров можно по суммам договоров.
Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:
- Финансовые службы.
- Юристы.
- Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
- Руководитель.
Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:
-
Обоснование необходимости составления договора.
-
Обоснование выбора контрагента.
-
Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
-
Срок согласования для каждого подразделения.
-
Пояснительную записку с дополнительной информацией.
Лист согласования также должен содержать:
- ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
- Визу ответственного исполнителя.
- Визы руководителей ответственного исполнителя.
- Вид документа (договор, допсоглашение).
- Наименование контрагента.
- Список визирующих лиц.
- Дату поступления на визирование и обратно.
Что будет, если не проверить контрагента
Если налоговики докажут, что у контрагентов не было возможности поставить товар, выполнить работы или оказать услуги, суд встанет на их сторону.
Доказать фиктивность сделки могут такие факты:
- Контрагенты не находятся по адресу государственной регистрации.
- Налоговую отчётность сдают с нулевыми или минимальными суммами.
- У контрагентов нет возможности выполнить обязательства: нет оборудования, сотрудников и т.д.
- Нет расходов, связанных с исполнением обязательств: на закупку товаров, аренду помещений и коммунальные платежи, выплату зарплаты и т.п.
Признаки недобросовестного контрагента
Налоговые органы указывают на следующие признаки:
— отсутствие регистрации в ЕГРЮЛ (Письмо Минфина России от 16.04.2010 № 03-02-08/25);
— массовый учредитель (участник), руководитель контрагента (Письмо Минфина России от 17.12.2014 № 03-02-07/1/65228). В то же время следует учитывать, что сам по себе факт участия одного учредителя в нескольких компаниях не говорит о недобросовестности. Оценку риска при выборе контрагента следует проводить по совокупности признаков (Письмо Минфина России от 22.10.2020 № 03-12-13/91957);
— наличие адреса массовой регистрации (Письмо ФНС России от 24.07.2015 № ЕД-4-2/13005@);
— отсутствие расходов, характерных для ведения деятельности (п. 5 Постановления № 53, Определение Верховного Суда РФ от 20.07.2016 № 305-КГ16-4155 по делу № А40-87379/2014);
— отсутствие персонала (п. 5 Постановления № 53, Определение Верховного Суда РФ от 20.07.2016 № 305-КГ16-4155 по делу № А40-87379/2014, Информация ФНС России);
— отсутствие основных средств (п. 5 Постановления № 53, Письмо ФНС России от 08.04.2011 № КЕ-4-3/5585@);
— отсутствие складских помещений (п. 5 Постановления № 53, Письмо ФНС России от 08.04.2011 № КЕ-4-3/5585@, Информация ФНС России);
— отсутствие транспортных средств (п. 5 Постановления № 53, Письмо ФНС России от 08.04.2011 № КЕ-4-3/5585@, Информация ФНС России);
— отсутствие производственных активов (п. 5 Постановления № 53, Письмо ФНС России от 08.04.2011 № КЕ-4-3/5585@);
— отсутствие лицензий и необходимых допусков к определённым видам работ (Определение Верховного Суда РФ от 25.01.2021 № 309-ЭС20-17277).
Что говорит закон о должной осмотрительности?
Как ни странно – ничего. В законах и Налоговом кодексе нет такого понятия. Но это не мешает ФНС и Минфину оперировать этим понятием в своих письмах, давать рекомендации по проявлению должной осмотрительности, а судам – учитывать все это при рассмотрении споров.
Термин «должная осмотрительность» стали применять после того, как его употребили в Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды».
Исходя из текста постановления, сам факт, что ваш контрагент не исполняет свои обязательства перед бюджетом – еще не повод для доначислений, ведь вашей вины в этом нет. Но избежать санкций и обвинений в получении необоснованной налоговой выгоды удастся, только если докажете, что вы ничего об этом не знали, сами в схеме не участвовали и со своей стороны сделали все возможное, чтобы убедиться в добросовестности контрагента.
Существует ли единый регламент проверки контрагента?
Закон не содержит единой формы регламента, поэтому он разрабатывается каждой организацией самостоятельно. В регламенте целесообразно указывать лиц, ответственных за проведение проверки. При этом порядок проверки контрагента при заключении договора, указанный в регламенте, вовсе не обязательно должен быть одинаков для всех контрагентов. Можно, в частности, установить разные процедуры:
- для компаний, длительный срок существующих на рынке, и новичков (если в первом случае нет риска партнерства с фирмой-однодневкой, то во втором он присутствует в полной мере);
- организаций, с которыми компания планирует работать впервые, и тех, с кем сотрудничество возобновляется после длительного перерыва (во втором случае у организатора проверки должна сохраниться ранее предоставленная информация о потенциальном контрагенте, в первом же сбор сведений и документов нужно начинать с нуля);
- партнеров по сделкам разной стоимости (по незначительным сделкам стоимость риска ниже).
Организация вправе выбрать и иные критерии для градации или вовсе установить единый порядок для проверки всех контрагентов.
Положение о проверке контрагентов: образец
Регламент и методика проверки потенциальных партнеров по сделкам разрабатываются субъектами хозяйствования самостоятельно, унифицированных форм, структуры не предусмотрено. В документе рекомендуется указывать лиц, которые назначаются ответственными за реализацию этого блока работ. В разных ситуациях может применяться индивидуальный алгоритм проверки контрагента:
- расширенный инструментарий проверочных мероприятий применяется по отношению к недавно зарегистрированным компаниям, минимальный набор действий – для долго работающих фирм;
- отдельный механизм взаимодействия можно предусмотреть для организаций, с которыми ранее уже заключались сделки;
- разделять партнеров можно по суммам договоров.
Положение о проверке контрагентов содержит сведения о комплекте документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным лицам (под роспись). Рекомендуется регламентом установить срок хранения на предприятии базы данных по контрагентам, обозначить меры ответственности должностных лиц, способы их поощрения.
Особенности составления
Как и любой официальный документ, письмо о деловой репутации имеет ряд особенностей и требований к оформлению.
Отзыв пишется в одном экземпляре на фирменном бланке компании. Если он передается нарочно, можно сделать второй экземпляр, для отметки сотрудника банка о принятии. Так будет проще доказать, что требуемый документ был предоставлен, при возникновении спорных ситуаций.
Для того чтобы упростить задачу по составлению отзыва о деятельности компании применяют разработанный чек-лист для проверки:
- при оформлении использовались только стандартные шрифты, отсутствие capslock, абзацы разделены интервалами;
- нейтральный и вежливый тон изложения;
- язык деловой, без использования разговорных слов и словосочетаний, но при этом без сложной терминологии;
- объективность, отсутствие эмоциональной окраски текста;
- краткость, отказ от излишней детализации;
- текст письма делится на абзацы примерно по 8 строк, каждый из которых несёт в себе 1 конкретную мысль.
Данные требования носят рекомендательный характер, но стоит потратить лишние полчаса, чтобы исправить ошибки в тексте письма, чтобы не давать повод службе безопасности банка снизить шансы на положительное решение по формальным признакам.
Регламент проверки контрагентов службой безопасности
Перед тем как выполнять проверку контрагента следует запросить у него минимальный перечень документов.
Стартовый регламент проверки контрагента – проверка компании-партнера на существование и соответствие предоставленной информации реальному положению дел. Проверяются ИНН и ОГРН, полное и краткое наименование компании, ОКВЭДы, размер уставного капитала, изыскивается информация об учредителях и руководителях предприятия. Регламент предписывает получение сведений о регистрации компании в «адресных ямах», о нахождении руководителей в списках дисквалифицированных лиц, о задолженности юридического лица по налогам и сборам, об их участии в арбитражных процессах или в исполнительных производствах.
Чаще служба безопасности проверяет контрагента только в том случае, если сделка с ним представляется высоко рискованной. К такого рода сделкам относятся:
- Сделки по поставке или купле-продажи на сумму свыше 1 млн руб.,
- Договоры подряда или субподряда, оказания услуг или выполнения работ на сумму свыше 1 млн руб.
- Перевозка на сумму свыше 300000 руб.
- Оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг на сумму свыше 500000 руб.
Тогда применяется расширенный регламент проверки контрагента. Он включает в себя стартовый (базовый) уровень проверок, и дополняет эти сведения детальным анализом финансового состояния контрагента, проверку его кредитной истории.
В бухгалтерской отчетности проверяющую сторону интересуют отчет о прибылях и убытках за несколько лет. Компания-контрагент должна показывать устойчивый рост. А также пассивы – долгосрочные и краткосрочные обязательства.
В кредитной истории важно отсутствие просроченной задолженности, повышенного интереса к получению кредита в момент сделки, следов «кассовых разрывов» (периодически возникающих просрочек по платежу при в целом стабильной оплате счета).
Как развивалась система проверки контрагентов
Начиная с 2010 года в судах постепенно образовалось огромное количество дел, связанных с взаимодействием с контрагентами. В этих делах так или иначе рассматривался вопрос о том, могут ли компании принять к вычету входной НДС от поставщика и поставить к вычету расходы для целей налога на прибыль.
Вычеты по НДС и вычеты по налогу на прибыль представляли собой две разные темы. Но время от времени они пересекались, когда суды рассматривали споры о правомерности принятия расходов для целей налога на прибыль.
В этот же период набирала обороты тема борьбы с фирмами-однодневками и с незаконными вычетами по НДС и возмещениями по НДС. Накапливалась судебная практика. Проблема заключалась в одном: налогоплательщикам было неясно, какими действиями можно доказать свою добросовестность в выборе делового партнера. Ответ на этот вопрос впервые появился в Постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53.
В этом документе была предпринята попытка описать правила и желаемое поведение налогоплательщика и налоговых органов. Именно тогда сформировалась концепция необоснованной налоговой выгоды и появилась другая терминология, которую суды используют по сей день, рассматривая спорные ситуации с заявленными вычетами.
Еще до 2010 года был изменен подход к выбору налогоплательщиков для проведения выездных налоговых проверок. ФНС и Минфин выпустили первые письма, в которых пытались ответить на вопрос, какие меры нужно предпринять налогоплательщику, чтобы убедить налоговые органы в проявлении должной осмотрительности при выборе контрагента.
После 2010 года ситуация прояснилась еще больше. Помимо писем и разъяснений ведомств появилась автоматизированная система контроля за возмещением НДС — АСК НДС-2. К этому моменту уже стало понятно, что налоговые органы решили довольно системно подойти к решению вопроса, а значит и ответ бизнеса тоже должен быть системным.
В 2017 году появилась ст. 54.1 НК РФ, которая требует от налогоплательщика не злоупотреблять правом. То есть сделка должна быть реальной, она должна осуществляться тем контрагентом, который заявлен по документам, и у сторон не должно быть намерения не платить или недоплатить налоги.
Удостоверившись в благонадежности делового партнера, фирма минимизирует риски предъявления претензий по обоснованности налоговой выгоды в части вычетов по НДС и расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Так, в соответствии с пунктом 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 года № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», факт нарушения контрагентом своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения необоснованной налоговой выгоды. Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если инспекторами будет доказано, что фирма действовала без должной осмотрительности и осторожности и ей должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в частности, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом. Отмечу, что большее внимание следует уделять проверке контрагентов по сделкам, которые являются для налогоплательщика существенными, так как сумма доначислений по сделке с недобросовестным контрагентом может составить до 50 процентов с оборота.
Образец положения о договорной работе на предприятии
В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:
- указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
- внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;
Также обязательно надо поставить дату визирования.
Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:
- в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
- во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
- в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.
Образец справки о проверке контрагента на добросовестность
Полученную выписку, а также электронное письмо необходимо распечатать для приобщения к формируемому досье.
- сообщения юридических лиц о ликвидации и реорганизации;
- сведения о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ по решению налоговых органов;
- адреса, по которым зарегистрировано несколько юридических лиц;
- перечень юридических лиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица.
Юристы нашего юридического центра рекомендуют разработать внутренний нормативный акт, который зафиксировал бы этапы проверки документов контрагента и обязанности уполномоченных сотрудников, занимающихся договорной работой в компании. В случае отсутствия в штате своего юриста мы будем рады видеть вас в офисе нашей компании!
КОНСУЛЬТАЦИЯ ПО ТЕЛЕФОНАМ
Круглосуточно!
ТОЛЬКО ДЛЯ ЖИТЕЛЕЙ МОСКВЫ И М.О.
8(495)740-50-26
8(925)444-70-75
- подозрения в недобросовестности сторон сделки;
- подозрения в получении необоснованной налоговой выгоды;
- подозрения в сотрудничестве с фирмами-однодневками;
- подозрения в создании группы аффилированных лиц в целях оптимизации налоговых платежей;
- непроявление должной осмотрительности и осторожности в выборе контрагента;
- отсутствие доказательств реальности совершения сделки;
- отсутствие деловой цели при совершении сделки.
Все эти моменты налоговый орган пытается выяснить в рамках проведения камерального контроля, в том числе и углубленного, а также в рамках проведения предпроверочного анализа деятельности налогоплательщика и получить доказательства в рамках проведения ВНП.
Поскольку первые четыре из перечисленных выше пунктов, по сути, сводятся к одному – проверке налогоплательщиком деятельности контрагента, то давайте более подробно поговорим о том, как на сегодняшний день грамотно исполнить требование контролирующих органов о проявлении должной осмотрительности и осторожности в выборе контрагента.
Сразу отмечу, что, учитывая современные веяния в этом направлении, каждой организации имеет смысл в качестве внутреннего локального акта разработать положение, регламентирующее порядок действий его сотрудников для формирования досье на контрагента.
Зачем проверять контрагентов
Проверка контрагента — это комплексная и не разовая, как многим может показаться, работа. Но она необходима, ведь на кону — деньги и репутация компании. Не зря налоговые органы предупреждают, что ответственность за выбор контрагента полностью лежит на компании. Поэтому она должна быть заинтересована в оценке рисков и налоговых последствий, которые могут возникнуть в результате сотрудничества с сомнительными контрагентами. Если у налоговой появятся претензии к одному из ваших контрагентов, вполне вероятно, что вы невольно окажетесь вовлечены в неприятности.
Проверка новых контрагентов необходима еще и с учетом такого понятия, как «необоснованная налоговая выгода», которую, как предполагается, получают те предприниматели, которые минимизируют налогообложение, уклоняясь от налогов.
На что обратить внимание при проверке контрагента
Настораживающих факторов при проверке контрагента очень много, все зависит от вида деятельности и от критериев отбора. Основными риск-факторами могут являться:
- массовый адрес;
- совмещение разных видов ОКВЭД;
- непродолжительный срок работы контрагента;
- совпадение учредителя и руководителя в одном лице;
- «порочные» связи с ранее ликвидированными фирмами;
- нахождение в «черном» списке Банка России;
- отсутствие штата сотрудников и ресурсов для выполнения предполагаемого договора;
- низкая налоговая нагрузка;
- отрицательные финансовые показатели;
- нарастание проверок госорганов и выявление нарушений;
- недействительный паспорт учредителя или руководителя;
- нахождение в стадии ликвидации;
- множество неисполненных исполнительных производств;
- факты блокировки счетов со стороны ИФНС.
Это далеко не полный перечень риск-факторов, которые могут повлиять на оценку возможности работы с контрагентом. У каждого показателя есть свой вес, и многие из них по отдельности не являются препятствием для сотрудничества, но если факторов несколько, то стоит задуматься. Например, если вас интересует только вопрос уменьшения налоговых рисков, то такие факторы, как нахождение в «черном» списке Банка России, отрицательные финансовые показатели или нарастающие проверки госорганов могут вообще не иметь никакого значения в оценке контрагента. Надлежащим образом проведенная проверка контрагента позволяет правильно выстроить работу, настроиться на возможное общение с банком по операциям, совершенным по заключенному договору, а также предотвратить потенциальные убытки.
А настройка бизнес-процесса по проверке контрагента позволяет подготовиться к изменениям «антиотмывочного» закона 115-ФЗ, который устанавливает ряд обязанностей для всех без исключения юридических лиц. Неисполнение процедур, направленных на установление добросовестности контрагентов, приводит к штрафам от 1 млн рублей.