Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Итого: _______________________________________________________________________». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.
Итоговая запись к номенклатуре дел
Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.
Примерной номенклатуры дел для детско-юношеских спортивных школ
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
- наименование организации,
- номер и дата составления,
- перечень документов,
- подписи ответственных лиц.
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.
Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.
Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.
Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.
Рассмотрим еще один, «радикальный», вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).
- Свежие
- Посещаемые
Разновидности номенклатуры дел
Номенклатура дел бывает трех видов:
- типовая,
- примерная и
- номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».
Номенклатура дел организации делится на:
- сводную номенклатуру дел и
- номенклатуру дел структурного подразделения.
Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.
Итоговая запись к номенклатуре дел
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.
Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.
Порядок формирования и утверждения
Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.
Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).
Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.
При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:
- документы о создании организации (положение, устав);
- документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
- штатное расписание;
- номенклатуру дел предыдущих лет;
- регистрационную форму организации;
- типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.
Перечислим основные этапы ее утверждения:
- разрабатывается подразделением организации;
- подписывается начальником подразделения;
- утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.
ДЛЯ ДЕТСКО-ЮНОШЕСКИХ СПОРТИВНЫХ ШКОЛ
| Индекс
дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количес-тво дел (томов, частей) | Сроки
хранения дела и номера статей по перечню |
Приме-
чание |
|
1 |
2 | 3 | 4 | 5 |
| 01 – Руководство и контроль | ||||
| 01-01 | Законы Российской Федерации, Чувашской Республики, Указы Президента Российской Федерации, Чувашской Республики, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, Кабинета Министров Чувашской Республики, относящиеся к вопросам основной деятельности, присланные для руководства и сведения | ДМН
ст. 1б |
||
| 01-02 | Приказы, указания, письма Министерства физической культуры и спорта Чувашской Республики, относящиеся к вопросам основной деятельности | ДМН
ст. 1б |
||
| 01-03 | Устав детско-юношеской спортивной школы | постоянно
ст. 13а |
хранится в организации |
|
| 01-04 | Протоколы заседаний педагогического совета и документы к ним | постоянно
ст. 5а |
до ликвидации организации |
|
| 01-05 | Протоколы заседаний тренерского совета | постоянно
ст. 5а |
до ликвидации организации |
|
| 01-06 | Приказы по основной деятельности | постоянно
ст. 6а |
до ликвидации организации | |
| 01-07 | План работы детско-юношеской спортивной школы (педагогического и тренерского советов, инструкторов-методистов, медицинского кабинета) | постоянно
ст. 90 |
до ликвидации организации |
|
| 01-08 | Текстовый отчет о деятельности детско-юношеской спортивной школ | постоянно
ст. 198б |
до ликвидации организации |
|
| 01-09 | Статистические сведения о детско-юношеской спортивной школе (форма № 5-ФК) | постоянно
ст. 199б |
до ликвидации организации |
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01-10 | Справки, информации по вопросам основной деятельности, направленные в Министерство физической культуры и спорта Чувашской Республики | постоянно
ст. 42 |
до ликвидации организации |
|
| 01-11 | Документы о лицензировании деятельности детско-юношеской спортивной школы (лицензии, протоколы, решения) | постоянно
ст. 19 |
||
| 01-12 | Акты и справки проверок деятельности детско-юношеской спортивной школы вышестоящей организацией | постоянно
ст. 48 |
до ликвидации организации |
|
| 01-13 | Переписка с Министерством физической культуры и спорта Чувашской Республики, предприятиями и организациями по вопросам, входящим в компетенцию детско-юношеской спортивной школы | 5 лет ЭК
ст. 12 |
||
| 01-14 | Журнал регистрации поступающих документов (входящей корреспонденции) | 3 года
ст. 72б |
||
| 01-15 | Журнал регистрации отправляемых документов (исходящей корреспонденции) | 3 года
ст. 72б |
||
| 01-16 | Номенклатура дел | постоянно
ст. 67 а |
||
| 01-17 | Описи дел долговременного хранения и по личному составу | 75 лет
ст. 74 |
||
| 01-18 | Акт о выделении документов к уничтожению | постоянно
ст. 73 |
||
| 02. УЧЕБНО-СПОРТИВНАЯ РАБОТА | ||||
| 02-01 | Календарный план проведения соревнований | постоянно
ст. 90 |
до ликвидации организации |
|
| 02-02 | Планы-конспекты и отчеты о работе тренеров-преподавателей | 5 лет
ст. 93 |
||
| 02-03 | Описательные отчеты о деятельности школы | постоянно
ст. 198б |
до ликвидации организации |
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 02-04 | Документы о проведении соревнований (положения, протоколы, отчеты и др.) | ДМН | ||
| 02-05 | Документы об организации деятельности пришкольного оздоровительного лагеря для учащихся (учебно-тренеровочные сборы) (планы, информации, списки и др.) | 5 лет ЭК | ||
| 02-06 | Документы о выполнении контрольных нормативов и переводе учащихся из группы в группу по году обучения (отчеты, протоколы и др.) | ДМН | ||
| 02-07 | Письма, приглашения (вызовы) на учебно-тренеровочные сборы, соревнования, семинары судей | 3 года
ст. 508 |
||
| 02-08 | Списки членов сборной команды школы (по возрастам) | 3 года
ст. 508 |
||
| 02-09 | Расписания учебно-тренеровочных занятий | 1 год | ||
| 02-10 | Книга учета спортсменов-разрядников школы | постоянно | хранится в организации | |
| 02-11 | Книга учета проведенных спортивных соревнований | ДМН | ||
| 02-12 | Книга учета выступлений учащихся на международных, всероссийских и республиканских соревнованиях | постоянно | хранится в организации | |
| 02-13 | Журнал учета работы тренеров-преподавателей | 5 лет | ||
| 02-14 | Журнал учета инструктажа по технике безопасности во время учебно-тренеровочных сборов и соревнований | 10 лет
ст. 316б |
||
| 03. БУХГАЛТЕРИЯ | ||||
| 03-01 | Инструкции, методические указания по бухгалтерскому учету и отчетности | ДМН
ст. 10б |
||
| 03-02 | Сметы расходов по бюджетным и внебюджетным средствам | постоянно
ст. 112а |
до ликвидации организации |
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 03-03 | Сметы на проведение спортивных соревнований | 5 лет
ст.150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-04 | Штатное расписание | постоянно
ст. 32а |
до ликвидации организации |
|
| 03-05 | Тарификационные списки работников | 25 лет
ст. 288 |
||
| 03-06 | Годовой бухгалтерский баланс исполнения сметы расходов и документы к нему | постоянно
ст. 135б |
до ликвидации организации | |
| 03-07 | Квартальный бухгалтерский баланс исполнения сметы расходов и документы к нему | 5 лет
ст. 135в |
||
| 03-08 | Лицевые счета по заработной плате работников | 75 лет ЭК
ст. 153 |
||
| 03-09 | Кредитные, хозяйственные, операционные договоры и документы к ним | 5 лет ЭК
ст. 186 |
при условии завершения ревизии | |
| 03-10 | Договоры о материальной ответственности | 5 лет
ст. 189 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-11 | Справки о доходах физических лиц | 5 лет
ст. 150 |
||
| 03-12 | Банковские выписки из лицевого счета | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-13 | Ведомости уплаты взносов за использование спортивно-оздоровительного центра | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-14 | Ведомости уплаты родительских взносов за обучение | 5 лет
ст.150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-15 | Оборотные ведомости | 5 лет
ст.168 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-16 | Первичные банковские документы (бухгалтерские проводки) | 5 лет
ст.168 |
при условии завершения ревизии | |
| 03-17 | Первичные бухгалтерские документы кассово-мемориального порядка (мемориальные ордера, ведомости, авансовые отчеты, счета-фактуры и др.) | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 03-18 | Документы для начисления и выдачи расчета заработной платы (расчетно-платежные ведомости, табеля учета рабочего времени, листки временной нетрудоспособности и др.) | 5 лет
ст. 150 |
при отсутствии лицевых счетов — 75 лет |
|
| 03-19 | Приходно-расходные кассовые ордера и корешки к ним | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-20 | Месячные платежные ведомости учета оплаты взносов за пользование спортивно-оздоровительным центром | 5 лет
ст. 155 |
||
| 03-21 | Карточки учета спецодежды | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии | |
| 03-22 | Главная книга | 5 лет
ст. 148 |
при условии завершения ревизии | |
| 03-23 | Кассовая книга | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии | |
| 03-24 | Журналы-ордера | 5 лет
ст.148 |
при условии завершения ревизии | |
| 03-25 | Книга количественно-суммового учета материальных ценностей | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-26 | Книга учета текущих счетов и расчетов | 5 лет
ст. 150 |
||
| 03-27 | Книга ассигнований и фактических расчетов по бюджетным и внебюджетным средствам | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-28 | Книга учета средств, направленных на потребление | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-29 | Книга аналитического учета кассовых расходов | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-30 | Книга складского учета материалов | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии | |
| 03-31 | Журнал регистрации приходных и расходных ордеров | 5 лет
ст. 150 |
||
| 03-32 | Журнал регистрации выданных доверенностей | 5 лет
ст. 150 |
||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 03-33 | Журнал учета выдачи справок о стаже, месте работы | 3 года
ст. 358ж |
||
| 03-34 | Журнал учета командировочных удостоверений | 3 года
ст. 358з |
||
| 03-35 | Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) | 5 лет
ст.192 |
||
| 04. РАБОТА С КАДРАМИ | ||||
| 04-01 | Приказы по личному составу тренерско-преподавательского состава | 75 лет
ст.6б |
||
| 04-02 | Приказы по личному составу учащихся | 75 лет
ст.6б |
||
| 04-03 | Приказы о предоставлении отпусков и командировок | 5 лет
ст.6в |
||
| 04-04 | Должностные инструкции работников | постоянно
ст. 35 |
до ликвидации организации | |
| 04-05 | Штатное расписание. Копия | 3 года
ст. 32б |
||
| 04-06 | Списки тренерско-преподавательского состава | 75 лет
ст. 350г |
||
| 04-07 | Личные дела работников | 75 лет ЭПК
ст. 337б |
||
| 04-08 | Личные карточки работников (ф. Т-2) | 75 лет ЭПК
ст. 339 |
||
| 04-09 | Личные карты тренеров-преподавателей | 5 лет | после увольнения | |
| 04-10 | Личные карты учащихся | 5 лет | после окончания школы | |
| 04-11 | Трудовые книжки | До востребования
ст. 342 |
невостребованные – не менее 50 лет | |
| 04-12 | Документы об аттестации тренерско-преподавательского состава школы (протоколы, представления, аттестационные листы и др.) | 15 лет ЭК
ст. 359 |
||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 04-13 | Документы (справки, докладные, объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел | 5 лет
ст. 343 |
||
| 04-14 | Заявления работников (о предоставлении отпусков, отгулов, направлении в командировки и др.) | 5 лет
ст. 343 |
||
| 04-15 | Графики предоставления отпусков | 1 год
ст. 356 |
||
| 04-16 | Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет
ст. 358е |
||
| 04-17 | Журнал регистрации приказов по личному составу | 75 лет
ст. 358а |
||
| 04-18 | Журнал регистрации приказов по отпускам и командировкам | 5 лет
ст. 358б |
||
| 04-19 | Журнал учета военнообязанных | 3 года
ст. 358в |
||
| 05. ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ
И ОХРАНА ТРУДА |
||||
| 05-01 | Нормативные, правовые документы по охране труда и технике безопасности | ДМН | ||
| 05-02 | Акты проверок противопожарного состояния | 5 лет ЭК
ст. 459 |
||
| 05-03 | Журнал учета первичных средств пожаротушения | 3 года | ||
| 05-04 | Журнал учета инструктажа по технике безопасности | 10 лет
ст. 316б |
||
| 05-05 | Журнал учета мероприятий по контролю | 3 года | ||
| 05-06 | Журнал учета теплоэнергии и горячего водоснабжения | 5 лет |
Как составить номенклатуру дел организации — образец
Номенклатура дел организации — образец ее заполнения вы найдете в этой статье — оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.
Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2021 год, составленная в 4-м квартале 2020-го, начинает заполняться с 01.01.2021.
Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).
Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения.
В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.
Экспертиза ценности документов
Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.
Росархив разъяснил новый порядок хранения документов
- Должностные инструкции для пришкольного лагеря
- Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
- Инструкции школьного лагеря
- Инструкции для детей лагеря
- Инструктажи для детей
- Положения ДОУ
- Документация по коронавирусу
- Журналы по охране труда
- Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
- Нормативные документы ОТ
В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.
Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.
Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.
Рассмотрим структуру НД подробнее:
1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.
Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).
2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.
Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.
Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.
Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).
Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.
3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.
4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.
5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.
Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:
- структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
- номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
- смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.
Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:
- «Как составить номенклатуру дел организации — образец»;
- «Номенклатура дел отдела кадров — образец».
В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.
Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.
НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.
Методические указания по применению
В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.
Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.
НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.
О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».
Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.
Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.
Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.
Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.
— уточнить заголовки дел, если в этом есть необходимость;
Важно отметить, что школы обязаны предоставить индивидуальную отчётность. Касаемо примерной, то она несет лишь рекомендательный характер. В некоторых случаях, также разрабатывается типовая отчетность. Они схожи между собой, однако, между ними есть некоторые отличия. Примерная номенклатура — рекомендуема к применению, а типовая является обязательным процессом регламентации своих действий. Типовой отчет очень удобен в тех случаях, когда организация имеет широкий спектр под-ведомств и разветвлена.
Каждый год составления документооборота характерен тем, что меняется особенность составление номенклатуры. Для того чтобы систематизировать свою деятельность в дошкольном учреждении могут пользоваться примерной номенклатурой, которая предоставляется в письме от Министерства образования. То есть, примерная номенклатура, служит методической рекомендацией или пособием по составлению индивидуальный номенклатуры.
Для качественного оформления и устранения возможных ошибок используют образцы номенклатур, которые существуют в виде шаблона. Согласно полученному письму с Министерства образования, составляются образцы, которые впоследствии применяются на практике при составлении документов.
Предлагаем вашему вниманию видео, на котором рассказывается о номенклатуре дел.
Номенклатура составляется в форме таблиц, разделяющиеся на графы. В первой графе указывается название раздела, после чего обозначаются столбцы:
- индекс;
- заголовок;
- количество дел;
- сроки хранения определённого дел;
- примечания.
Внизу указывается должность сотрудника, который занимается составлением номенклатуры и соответственно его подпись. Также существует ответственный за ведение архивов, который в следующей строке оставляет свою подпись.
Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов
- Должностные Профстандарт
- Должностные по ЕКС
- Должностные заместителей
- Должностные администрации
- Должностные учителей
- Должностные персонала
- Должностные лаборантов
- Перечень должностных
- Охрана труда администрации
- Охрана труда учителя
- Учебно-вспомогательный персонал
- Обслуживающий персонал
- Техника безопасности классного руководителя
- Техника безопасности для учащихся
- Инструктажи для учащихся
- Охрана труда психолога
- Охрана труда в библиотеке
- Охрана труда в столовой
- Перечень инструкций по ОТ
- Кабинет начальной школы
- Кабинет физики
- Кабинет информатики
- Кабинет биологии
- Кабинет химии
- Кабинет технологии
- Учебные мастерские
- Спортивный зал
- Кабинет ОБЖ
- Кружки, студии, секции
- Пожарная безопасность в школе
- Инструктажи по ПБ в школе
- Видео пожарной безопасности
- Перечень инструкций по ПБ
Образец номенклатуры дел организации 2020
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
- наименование организации,
- номер и дата составления,
- перечень документов,
- подписи ответственных лиц.
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.
Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.
Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.
Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.
Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:
- группировка имеющихся документов по разным критериям;
- обеспечение их сохранности;
- возможность быстро найти требуемую бумагу;
- индексация дел.
Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.
В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.
Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.
Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:
- формы НД за прошлые годы;
- мнение высшего руководства и начальников подразделений;
- учредительные документы;
- штатное расписание;
- планы развития предприятия;
- отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.
Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.
Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.
ДЛЯ ДЕТСКО-ЮНОШЕСКИХ СПОРТИВНЫХ ШКОЛ
- Должностные инструкции для пришкольного лагеря
- Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
- Инструкции для школьного лагеря
- Инструкции для детей пришкольного лагеря
- Инструктажи для детей пришкольного лагеря
- Положения ДОУ
- Документация по коронавирусу
- Журналы по охране труда
- Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
- Нормативные документы ОТ
В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.
Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.
Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.
Рассмотрим структуру НД подробнее:
1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.
Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).
2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.
Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.
Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.
Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).
Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.
3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.
4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.
5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.
Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:
- структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
- номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
- смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.
Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:
- «Как составить номенклатуру дел организации — образец»;
- «Номенклатура дел отдела кадров — образец».