Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить авансовый отчет по чекам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи). 4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;3) на оплату услуг переводчиков. 5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ5.1.
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
Согласно авансовым отчетам организация компенсировала сотрудникам расходы на приобретение бензина марок АИ-92 и АИ-95. В обоснование учета расходов в целях исчисления налога на прибыль и принятия НДС к вычету общество представило чеки АЗС.
Проверяющие доначислили оба налога в связи с тем, что в проверяемом периоде налогоплательщик не являлся собственником транспортных средств, которые используют бензин (на балансе числились только автомобили, работающие на дизтопливе).
Кроме того, в ходе проверки было установлено, что весь приобретенный бензин списывался в затраты единовременно, без учета норм списания и без составления соответствующих документов (путевых листов, актов учета расхода ГСМ и др.).
Организация утверждала: бензин использовался двумя единицами личного транспорта работников, который эксплуатировался в производственных целях. В подтверждение своей позиции общество непосредственно в суд представило договоры безвозмездного пользования двумя автомобилями (Газель и Шевроле Нива), заключенные со своими сотрудниками.
Арбитры обратили внимание: эти договоры не были представлены инспекторам во время проверки. Кроме того, у налогоплательщика отсутствуют путевые листы, то есть не доказано, что транспортные средства использовались только при осуществлении предпринимательской деятельности общества.
Судьи указали: путевой лист является одним из документов, подтверждающих обоснованность расходов на приобретение ГСМ. Он в совокупности с учетными документами, такими как акты (ведомости) на выдачу и на списание ГСМ, сводные ведомости расхода горючего, является основанием для оценки возможности отнесения стоимости ГСМ в состав затрат, связанных с осуществлением производственной деятельности. При отсутствии вышеперечисленных документов не представляется возможным установить связь заявленных налогоплательщиком расходов на приобретение бензина с предпринимательской деятельностью, подлежащей обложению налогом на прибыль и НДС.
Организации госсектора оформляют первичные документы по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”). В настоящее время учреждениями обязательно должны применяться унифицированные формы:
– требования об оформлении которых предусмотрены Приложениями к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н);
– установленные правовыми актами уполномоченных органов на основании федеральных законов.
Для отражения организациями госсектора факта расходования таких видов горюче-смазочных материалов, как топливо, принято использовать путевые листы. Приказом № 52н не установлены обязательные для применения организациями госсектора формы путевых листов, поэтому они вправе применять формы путевых листов (формы 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 (далее – Постановление № 78), либо разработать свою форму, которая должна содержать обязательные реквизиты, утвержденные Разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152) и ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, а именно:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе;
6) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни (в данной ситуации – расходования бензина) с указанием единиц измерения;
7) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
8) подписи лиц, предусмотренных пунктом 7, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Также в путевом листе обязательно должны быть зафиксированы показания одометра при выезде транспортного средства из гаража и возвращении, дата и время выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку (подпункты 3, 4 п. 6 Порядка заполнения путевого листа, утвержденного приказом № 152).
Данные о дате и времени выезда и заезда автомобиля, содержащиеся в путевых листах, могут быть использованы для проверки:
– обоснованности (законности) начисления заработной платы;
– соблюдения в организации требований трудового законодательства;
– обоснованности (законности), эффективности использования служебного автотранспорта.
А по показанию одометра определяется пробег автомобиля и, соответственно, расход бензина, который можно списать.
В дополнение к показаниям одометра подтверждать пробег автомобиля можно данными системы ГЛОНАСС. Подробнее смотрите в материале:
– Вопрос: Муниципальное бюджетное образовательное учреждение применяет унифицированные формы путевых листов. При проведении контрольной сверки километража было установлено, что показатели одометра меньше, чем показания системы ГЛОНАСС (разница составляет примерно 1 км на 100 км пробега). При этом учет, списание и нормы установлены согласно распоряжению Минтранса России. Целесообразно ли использование более точных данных системы ГЛОНАСС для расчета списания ГСМ? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2015 г.).
Порядком заполнения путевого листа предусмотрено указание в нем даты и времени предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, подписи, расшифровки и штампа медицинского работника (пп. 2 п. 7, п. 16 Приказа № 152).
Кроме того, в 2017 году Порядок заполнения путевого листа дополнен п. 16.1, который требует проставления даты и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства лицом, проводившим соответствующий контроль, заверенный его подписью с указанием фамилии и инициалов.
Сведения о маршруте (пунктах назначения в течение срока действия путевого листа) Приказом № 152 отнесены к дополнительным реквизитам, однако, по мнению Минфина, изложенному в письме от 03.10.2012 № 02-06-10/4066, подлежат заполнению наряду с другими расположенными на оборотной стороне реквизитами, предусмотренными установленной формой путевого листа.
Маршрут следования в путевом листе, связанный с выполнением перевозок или служебного задания, записывается по всем пунктам следования автомобиля (письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257).
Повторимся, что целью составления путевого листа является в том числе подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Органы финансового контроля при выявлении фактов списания ГСМ на основании путевых листов без указания в них сведений о маршруте следования автомобиля признают расходы необоснованными и, как следствие, квалифицируют расходы в качестве нецелевых (смотрите, например, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2016 № 07АП-12336/15).
Требования к оформлению БСО
Предположим, что расходы «подотчетника» удостоверены БСО. На что должен обратить внимание бухгалтер?
Требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 (далее — Положение N 359). Прежде всего бланки строгой отчетности должны быть изготовлены исключительно типографским способом. Отпечатанный в типографии бланк должен содержать следующие сведения об изготовителе: сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж.
Простой компьютер для тиражирования бланков использован быть не может (Письмо Минфина России от 3 февраля 2009 г. N 03-01-15/1-43).
Формы БСО организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать самостоятельно. Однако из этого правила есть немногочисленные исключения, перечисленные в п. п. 5 — 6 Положения N 359. Так, не подлежат изменению формы бланков:
- перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом (утв. Приказом Минтранса России от 5 августа 2008 г. N 120);
- услуг учреждений культуры, физической культуры и спорта (утв. Приказом Минкультуры России от 17 декабря 2008 г. N 257).
Подчеркнем: постоянные реквизиты, а также шестизначный номер и серия должны быть внесены в бланк исключительно типографским способом. Заполнение этих сведений вручную недопустимо. Это требование сближает БСО с чеками ККМ.
Обратите внимание на наличие оттиска печати в БСО индивидуального предпринимателя. Правда, выше говорилось о том, что предприниматель применять печать не обязан. Но ситуацию с БСО нужно воспринимать как специальную норму, в силу которой предприниматель не вправе применять БСО без печати. Эту позицию подтверждает Письмо Минфина России от 2 марта 2009 г. N 03-01-15/2-69.
Какие кассовые чеки можно принимать с 1 июля 2022
Если вид деятельности ИП относится к услугам, предполагающим пассажирские перевозки, ветеринарную помощь, оформление страховки, а также туризм, услуги ломбардов и др., то предприниматель может использовать формы БСО, которые утверждены Министерством финансов РФ.
Организации и индивидуальные предприниматели, выполняющие работы, оказывающие услуги населению, вправе не применять контрольно-кассовую технику при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности в порядке , установленном Федеральным законом от 22 мая 2022 года N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (в редакции, действовавшей до дня вступления в силу настоящего Федерального закона), до 1 июля 2022 года.
Кратко об авансовом отчете
Правильно составленный и утвержденный авансовый отчет — необходимое основание для того, чтобы принять к учету расходы, произведенные подотчетником.
Форма выдачи средств под отчет значения не имеет — в наличной форме, перечислением карту (личную, корпоративную), отчет и подтверждающие документы необходимы всегда.
Если сотрудник потратился на благо фирмы, то он получает компенсацию таких трат (ст. 164 Трудового кодекса) на основании соответствующего заявления или распорядительного документа (приказа) руководителя. Составлять в данном случае авансовый отчет будет некорректно.
Если выданные деньги израсходованы не полностью, то остаток требуется вернуть работодателю, а перерасход компенсировать.
Авансовый отчет товарный чек без кассового чека 2022
Таким образом, работнику, получившему на руки денежные средства под отчет, перед тем как соглашаться брать корешок БСО от поставщика услуг, следует убедиться, что на соответствующем документе вышеуказанные реквизиты присутствуют. Исключение — если корешок не является отрывной частью БСО, который формируется в соответствии с отдельными правовыми актами, например, если речь идет об авиабилете.
Вместо кассовых чеков они выдают покупателям товарные чеки, квитанции или другие документы, которые подтверждают продажу товара. Обязательные реквизиты документов взамен чеков ККТ: – наименование, порядковый номер и дата выдачи документа; – наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя), ИНН; – наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг); – сумма оплаты; – должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись.
Можно ли приложить нефискальный чек к авансовому отчету?
Для ряда покупателей необходимость в получении чека вызвана необходимостью отчитаться перед бухгалтерией за полученные в подотчет наличные деньги. И в этом случае вид полученного от продавца чека имеет особую важность. Подотчетным лицам необходимо получить для подтверждения свои расходов именно фискальный чек.
Нефискальные чеки, согласно закону, не являются самодостаточным платежным документом. А следовательно, не могут подтверждать правомочность расходов подотчетного лица в авансовом отчете.
Причем это касается не только авансового отчета – в бухгалтерском учете учесть все прочие затраты, подтвержденные только нефискальным чеком, нельзя. Такое действие со стороны бухгалтера будет являться грубым нарушением дисциплины: как бухгалтерской, так и налоговой
Такой документ можно принять к учету только в том случае, если поставщик (продавец) дополнительно предоставил к нефискальному чеку иные подтверждающие документы, выдаваемые в том случае, когда ККМ по той или иной причине не применяется (например -товарный чек). При этом такие документы должны быть выписаны на бланках установленной формы.
Согласно пп.11 ст.165 НК РК, товарный чек –документ, подтверждающий факт осуществления денежного расчета, выдаваемый в случаях, когда ККМ либо технически неисправна, либо временно отсутствует электроэнергия и по этой причине печать чека невозможна (т.е. в ограниченном перечне случаев).
Помимо товарного чека, в качестве подтверждения также может применяться бланк строгой отчетности (БСО). Однако, широкого распространения такие документы на практике не имеют.
IV. Распределение ЕНП
Отраженные по единому налоговому счету суммы налоговый орган самостоятельно засчитывает в счет исполнения плательщиком обязанностей по уплате конкретных налогов, страховых взносов в следующей последовательности, установленной п. 8 ст. 45 НК РФ:
- недоимка – начиная с наиболее раннего момента ее выявления;
- налоги, авансовые платежи, сборы, страховые взносы – с момента возникновения обязанности по их уплате;
- пени;
- проценты;
- штрафы.
Если на момент распределения суммы ЕНП недостаточно для покрытия всех налогов, авансовых платежей, сборов, страховых взносов с совпадающими сроками их уплаты, распределение производится в соответствии с приведенной последовательностью пропорционально суммам налоговых обязательств (п. 10 ст. 45 НК РФ).
Приведенная схема уплаты и распределения применяется к большинству платежей, предусмотренных НК РФ, но есть и исключения (см. п. 1 ст. 58 НК РФ). Вне состава ЕНП уплачиваются и учитываются налоговыми органами:
- госпошлина (за исключением госпошлины, в отношении уплаты которой судом выдан исполнительный документ),
- авансовые платежи по НДФЛ, вносимые иностранными гражданами, осуществляющими трудовую деятельность по найму в Российской Федерации на основании патента.
Данные платежи не входят в совокупную обязанность и не учитываются на едином налоговом счете (п. 2 ст. 11 НК РФ).
Могут уплачиваться не в составе ЕНП (на усмотрение плательщика):
- налог на профессиональный доход,
- сборы за пользование объектами животного мира и за пользование объектами водных биологических ресурсов.
Изменения в авансовых отчетах в 2022 году
Организация, отправляющая сотрудников в командировки, поручающая им приобретение хозтоваров, проездных, товарно-материальных ценностей, совершение оплат в пользу поставщиков, выдает денежные средства на подобные операции. О произведенных тратах работники уведомляют бухгалтерию, составляя авансовые отчеты. В 2022 году изменения, внесенные законодателем, сделали порядок расчетов с персоналом понятнее и удобнее.
- название компании, где трудоустроен работник;
- Ф.И.О. и должность сотрудника, направленного в командировку, получившего средства на иные нужды;
- выданная сумма;
- цели, для которых она предназначалась;
- перечень совершенных трат (с указанием их назначения, даты, № кассового чека и т.д.);
- размер остатка средств, если таковой имеется.
На кассовом чеке — лишь сумма: о документах к авансовому отчету
В рассматриваемом случае сам факт оплаты подотчетное лицо подтвердило (приложило к авансовому отчету чек ККТ), но им не подтвержден факт покупки бензина (нет документов, из которых следует, что приобретен именно бензин, а не какой-либо иной товар). Поэтому, считаем, что такой авансовый отчет не должен быть принят бухгалтером. Соответственно, у бухгалтера не возникает оснований для списания с подотчетного лица сумм дебиторской задолженности по ранее выданным ему подотчетным суммам.
С данным выводом согласны и контролирующие органы (смотрите письма Минфина России от 17.09.2022 N 03-03-07/22, от 03.04.2022 N 03-03-06/1/209, от 05.01.2022 N 16-00-17/2, УФНС России по г. Москве от 26.04.2022 N 17-15/041152, от 12.04.2022 N 20-12/29007).
Кассовый чек без товарного для авансового отчета
Поэтому организация не вправе использовать этот чек в качестве основания для отражения расходов на бензин как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Вместе с тем Минфин России признает кассовые чеки для целей налогообложения прибыли первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг) (смотрите, например, письма Минфина России от N 03-03-06/1/209 и от N 16-00-17/2). 2 закона «О применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от № 54-ФЗ индивидуальные предприниматели или организации, деятельность которых подпадает под ЕНВД или патент (у ИП), имеют право не пользоваться кассовыми аппаратами, а выдавать своим покупателям вместо кассовых товарные чеки.При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (абзац 4 п. Данное разрешение касается только тех продавцов, которым старая редакция закона №54-ФЗ позволяла производить наличные расчеты и (или) расчеты с помощью платежных карт без контрольно-кассовой техники, но при условии выдачи ими по требованию клиента документа, подтверждающего произведенный расчет. Следовательно, товарный чек, выданный бухгалтерией подобного субъекта предпринимательской деятельности, считается первичным документом, пригодным для подтверждения расходов в целях бухгалтерского и налогового учета.: есть ли основания принимать такой документ к учету?В каких случаях подотчетное лицо обязано приложить к отчету кассовый чек, а когда допустимы другие формы подтверждающих расчетных документов?
В 2022 году товарный чек без кассового попрежнему можно выдавать, несмотря на то, что единый налог на вмененный доход перестал быть обязательным. Товарный чек без кассового можно ли выдавать и как оформлять в 2022 году?Можно ли прикладывать кассовый чек без товарного чекак авансовому отчету?Подтверждением оплаты приобретенной вещи, услуги является кассовый чек, товарная накладная, квитанция. Авансовый отчет товарный чек без кассового в 2022 году.
С налоговой службой запрещено принимать к учету товары и услуги, приобретенные по товарному чеку, без наличия кассового чека, но есть некоторые исключения, при которых возможно проведение таких операций
Ранее, в период действия старой редакции Закона N 54-ФЗ, существовала положительная для налогоплательщиков судебная практика. В постановлениях ФАС Московского округа от 02.04.2010 N КА-А40/2846-10 по делу N А40-48569/08-14-170, Одиннадцатого ААС от 20.01.2014 N 11АП-21855/13 судьи отмечают, что НК РФ не установлен перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций. Поэтому при решении вопроса о возможности учета тех или иных расходов для целей исчисления налога на прибыль необходимо исходить из того, подтверждают представленные налогоплательщиком документы произведенные им расходы или нет. То есть условием для включения понесенных затрат в состав расходов является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически понесены. В свою очередь, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.02.2008 N А56-52410/2006 судьи прямо указали, что чеки контрольно-кассовой машины не являются единственными документами, подтверждающими командировочные расходы на проживание в гостинице.
Например, продолжать работать без кассового аппарата и после 1 июля 2022 года смогут организации (на ПСН и ЕНВД) и ИП (на ПСН), занимающиеся оказанием ветеринарных и бытовых услуг, услуг по ремонту, техобслуживанию и мойке автотранспортных средств, а также занимающиеся размещением рекламы с использованием внешних и внутренних поверхностей транспортных средств (часть 7.1 ст. 7 Закона N 290-ФЗ). Виды деятельности, по которым можно не применять ККТ, перечислены в пп.пп. 1-14 п. 2 ст. 346.26 НК РФ, пп.пп. 3, 6, 9-11, 18, 28, 32, 33, 37, 38, 40, 45-48, 53, 56, 63 п. 2 ст. 346.43 НК РФ. Указанные организации и ИП обязаны выдать представителю учреждения документ: товарный чек, квитанцию или другой документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу) в порядке, установленном п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ в редакции, действовавшей до 15.07.2022 (часть 7.1 ст. 7 Закона N 290-ФЗ). В этом документе должны присутствовать его наименование, порядковый номер, реквизиты, установленные абзацами четвертым-двенадцатым п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ. Название документа законодательством не регламентируется.
Дополняем авансовый отчет товарным чеком
Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653, от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).
Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма, но есть требования к реквизитам. Он должен содержать:
- порядковый номер, дату составления;
- название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
- ИНН поставщика;
- перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
- сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
- должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.
Как правило, товарный чек содержит полную делализацию оплаченных ТМЦ, значит, дополнять его накладной не требуется.
Можно ли учесть расходы на покупку товаров для налога на прибыль, если приложенный к авансовому отчету товарный чек имеет пороки, например, в нем отсутствует номер? Ответ на этот вопрос от экспертов-практиков вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.