Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за медосмотр: страховые взносы и НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Письмо Минфина №03-15-06/7527 помимо мнения о НДФЛ, также содержит мнение и по поводу страховых взносов с компенсации медосмотров. Согласно письма, затраты работодателя на оплату медосмотров – это производственные расходы, которые необходимы для осуществления деятельности и не подлежат обложению страховыми взносами.
Общие изменения в отчетности
С 1 января 2023 года останется всего две формы отчетности:
- расчет по страховым взносам (РСВ) и
- единый отчет по сотрудникам.
Единый отчет заменит сразу четыре формы – СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Фактически сведения о работниках будут передаваться те же самые, что и раньше, только уже в другой форме отчета. Причем подавать единый отчет нужно будет по частям с разной периодичностью. Так, например:
- часть единого отчета (вместо СЗВ-ТД), связанную с приемом на работу и увольнением, нужно будет, как и сейчас, подавать не позднее следующего рабочего дня;
- если же данные связаны с переводом на другую постоянную работу, подачей заявления о формате ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности, их нужно будет сдавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором наступило указанное событие;
- часть отчета о взносах на травматизм и допвзносах на накопительную пенсию (вместо 4-ФСС и ДСВ-3) будет представляться по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года до 25-го числа следующего месяца.
Новый расчет по страховым взносам заменит СЗВ-М и действующий РСВ. Это будет отчет со сведениями о работниках и выплатах в их пользу:
- ежемесячно до 25-го числа нужно будет подавать сведения для персонифицированного учета и данные о заработке и начисленных взносах;
- а по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года в отчет нужно будет включать общие суммы по облагаемой и необлагаемой базе, а также начисленные за отчетный период страховые взносы.
По какой статье (подстатье) КОСГУ следует оплачивать медицинский осмотр в случае безналичной и наличной оплаты для сотрудников и учащихся учебного заведения
В том случае, если осуществляется компенсация расходов работника на прохождение медосмотра при устройстве на работу (то есть расходы были произведены самим работником), такой вид расходов следует отражать по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, соответственно, в бухгалтерском учете будет применяться счет 302 12 «Расчеты по прочим выплатам».
Таким образом, если расходы на прохождение медицинской комиссии (медосмотр) для сотрудников и учащихся учебного заведения производятся самим учреждением, то независимо от формы оплаты (безналичной или наличной (через подотчетное лицо с использованием авансового отчета)) расходы осуществляются по подстатье 226 КОСГУ. В случае если расчет производится с сотрудником в виде компенсации самостоятельно произведенных им расходов на медицинский осмотр, расчеты производятся по подстатье 212 КОСГУ.
Возмещение из фсс медосмотра сотрудников
Что можно сделать на возвращенные из ФСС деньги провести специальную оценку условий труда; привести уровни воздействия вредных или опасных производственных факторов на рабочих местах в соответствие с государственными нормативными требованиями охраны труда; провести обучение по охране труда для следующих категорий работников: руководителей и работников организаций малого предпринимательства, на которых возложены обязанности специалистов по охране труда; руководителей ; руководителей и специалистов служб охраны труда организаций; членов комитетов по охране труда; уполномоченных лиц по охране труда профессиональных союзов и иных уполномоченных работниками представительных органов; приобрести работникам спецодежду, спецобувь и другие СИЗ, а также смывающие и обезвреживающие средства; проводить санаторно-курортное лечение работников, занятых на работах с вредными или опасными производственными факторами; проводить обязательные периодические медосмотры работников, занятых на работах с вредными или опасными производственными факторами; обеспечивать лечебно-профилактическим питанием работников (в соответствии с перечнем производств, профессий и должностей, работа в которых дает право на бесплатное получение лечебно-профилактического питания в связи с особо труда. Страхователь оплачивает проведение перечисленных предупредительных мероприятий самостоятельно из собственных средств. После этого ФСС РФ возместит часть произведенных расходов путем снижения суммы страховых взносов на случай травматизма, подлежащих уплате в бюджет ФСС РФ. Об этом сказано в пункте 2 Правил. ФСС РФ разрешит направить на возмещение не более 20% начисленной за предшествующий календарный год суммы страховых взносов, уменьшенной на сумму страхового обеспечения, выплаченную пострадавшим работникам в предшествующем календарном году.
Компания не может требовать от соискателя, чтобы он оплатил обязательный медосмотр при поступлении на работу. Пример: Организация «Астра» за 2020 г.
Следовательно, в 2020 г. у ООО «Астра» может претендовать на возмещение своих затрат на мероприятия по охране труда в размере не более 25 180 руб.
Возместите работнику оплату медосмотра
Расходы на обязательный медосмотр возложены на работодателя (ч. 7 ст. 213 ТК РФ). Именно работодатель должен перечислять деньги медучреждению за проведение медосмотра.
Примечание. Как оплатить обязательный медосмотр за счет средств ФСС РФ
Расходы на обязательные периодические медицинские осмотры работников, занятых на вредных или опасных работах, компания может компенсировать за счет средств ФСС РФ. Для этого предусмотрен специальный порядок (Приказ Минтруда России от 10.12.2012 N 580н).
Финансирование происходит за счет уменьшения страховых взносов на случай травматизма. Подробнее об этом читайте на с. 41.
Компания не может требовать от соискателя, чтобы он оплатил обязательный медосмотр при поступлении на работу. Но есть и другой вариант — организация и соискатель вправе договориться, что кандидат сам оплатит обязательный медосмотр, а компания возместит ему расходы. Этот подход разделяют и судьи.
Какие документы подтверждают оплату пройденного медосмотра
Итак, чтобы получить компенсацию, соискатель должен предъявить нанимателю и бухгалтерии документы, которые доказывают факт оплаты и виды оказанных мед. услуг. Наниматель оплату за мед. услуги производит, руководствуясь подтверждающими документами. Законодательство перечень таких документов не устанавливает.
Между тем закон выдвигает вполне четкое требование к подтверждению подобных трат. Оно гласит, что все траты по медосмотрам нужно подтверждать документами, оформление которых соответствует предписаниям и нормам законодательства РФ. Если речь идет о первичной документации, подтверждающие хозяйственные операции, они должны составляться согласно утвержденным типовым формам. Если форма какого-то документа разрабатывается самостоятельно, то она должна содержать обязательные реквизиты и т. д.
В ситуации, когда наниматель заключил договор с мед. организацией, подтверждающим документом может быть, например, платежное поручение либо акт оказания конкретных услуг. Акт унифицированной формы не имеет, поэтому при его составлении следует включать в него требуемые законом реквизиты.
Если соискатель обращался в мед. организацию лично, и сам оплачивал услуги, то, соответственно, предъявляются совершенно иные документы, удостоверяющие факт оплаты. Это может быть, к примеру, кассовый чек либо другие документы, из которых следует, что такая-то мед. услуга оказана.
Пример обложения компенсации медосмотра страховыми взносами
Для того, чтобы было понятно, в какой именно ситуации работодатель должен начислять страховые взносы на компенсацию медосмотра, рассмотрим конкретные примеры.
Пример 1. Рассмотрим ситуацию, когда работодатель оплачивает за прохождение медосмотров напрямую медицинскому учреждению. Данные затраты относятся к производственным, они необходимы для осуществления компанией своей деятельности и не подлежат обложению страховым взносами.
Пример 2. Вторая ситуация, при которой работодатель компенсирует работнику прохождение медосмотра. То есть работник самостоятельно прошел осмотр в каком-либо учреждении, а работодатель возместил ему потраченные денежные средства. В этом случае страховые взносы следует начислить и уплатить в бюджет.
Важно! Если работодатель не платит страховые взносы с компенсации за медосмотр, то ему нужно быть готовым к тому, что свою позицию придется отстаивать. Судебные разбирательства затягиваются, как правило, надолго. Кроме того, нет никакой уверенности в том, что суд встанет на сторону работодателя.
Как оформляют медосмотр
Мероприятия по обеспечению сохранности здоровья проводятся на плановой периодической основе и утверждаются локальным актом работодателя. Определенного на законодательном уровне шаблона медицинского распорядительного документа нет, формируют его произвольно.
Ежегодный медосмотр по новым правилам проводится на основании распоряжения руководителя, в котором нужно:
- утвердить дату или график осуществления процедур;
- определить лицо, ответственное за процесс;
- дать сведения о медицинском учреждении;
- разъяснить ответственность за непрохождение периодической медицинской проверки;
- обязать руководителей подразделений обеспечить явку на периодическое медицинское исследование в соответствии со списками;
- ознакомить участников процесса под подпись;
- проинформировать о сотруднике, ответственном за исполнение;
- приложить перечень работников, которым следует пройти обследование.
Приказ о прохождении медосмотра подписывает руководитель учреждения.
Нужно ли облагать налогами возмещение работникам расходов на медосмотры?
ИА ГАРАНТ
В организации сотрудники проходят первичные (при приеме на работу) и вторичные обязательные медицинские осмотры. Сотрудники оплачивают стоимость медосмотра, а потом организация возмещает им эти расходы. Надо ли облагать НДФЛ и страховыми взносами суммы возмещения работникам расходов на оплату медицинских осмотров?
- По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
- Суммы возмещения работникам расходов на прохождение обязательных медицинских осмотров не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
- При этом, исходя из последних разъяснений Минфина России, такие выплаты не подлежат обложению НДФЛ только в случае, если они возмещены за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.
- Также, по мнению Минфина России, компенсация работникам расходов на оплату медицинских осмотров не входит в перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами, поэтому такие выплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
- Обоснование позиции:
Относительно того облагаются ли компенсации за медосмотр НДФЛ необходимо учесть следующее:
- налогом могут облагаться только те поступления, которые связаны с получением дохода гражданами или организациями;
- если работник получил компенсацию за понесенные перед этим расходы на прохождение медицинского осмотра, такие поступления нельзя считать доходами, поскольку они возмещают присутствовавшие прежде убытки.
Медосмотр при поступлении на работу
Необходимость прохождения медосмотра при приеме на работу зафиксирована в ст. 213 ТК РФ. Согласно нормам трудового законодательства, первичный медосмотр обязателен в случаях, когда гражданин принимается:
- на работу с вредными и/или опасными условиями труда;
- на должность, связанную с движением автотранспорта (водители);
- на подземные работы.
Кроме того, обязательный первичный медосмотр предусмотрен для работников:
- сферы общепита;
- медицинских учреждений;
- сферы торговли;
- детских садов.
Цель проведения медосмотра для работников тяжелого труда – определение пригодности гражданина для выполняемой работы. Медосмотры в медучреждениях и в сфере общепита проводятся с целью предупреждения распространения заболеваний.
Согласно абзацу 8 ст. 213 ТК РФ расходы, связанные с прохождением гражданином медосмотра при приеме на работу, оплачиваются за счет работодателя.
Удерживается ли НДФЛ с компенсации за медосмотр
Работодатели, компенсирующие своим работникам затраты на прохождение медосмотра, задаются вопросом о необходимости удержания НДФЛ. Четкого ответа на этот вопрос контролирующие органы не дают. Если обратиться к письму Минфина №03-15-06/7527 от 08.02.2021, то с компенсаций, выплачиваемых работникам за прохождение медосмотра, следует оплачивать НДФЛ. А не удерживается НДФЛ только в тех случаях, когда работодатель оплачивает обязательный медосмотр.
В соответствии со ст. 213 ТК РФ, медосмотры производятся только за счет работодателей, а самостоятельное прохождение и оплата медосмотра работниками и дальнейшее их возмещение работодателями, законодательством не предусмотрено. При этом трудовой кодекс не содержит точных указаний того, каким образом работодатель оплачивает медосмотры. Однако, согласно Порядка проведения медосмотров (Приказ 302н), предполагается, что работодатель непосредственно взаимодействует с медицинским учреждением в целях проведения медосмотров для своих сотрудников. Поэтому исполнение данных требований без заключения договора между работодателем и медицинской организацией не возможно.
Облагаются ли компенсации за медосмотр НДФЛ и страховыми взносами?
Вопрос:
Согласно законодательству, сотрудники организации проходят предварительные и обязательные периодические медосмотры, которые в отдельных случаях оплачиваются ими за счет собственных средств и в дальнейшем компенсируются организацией-работодателем. Облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами суммы указанного возмещения?
Ответ:
Считаем, что так как компенсация работникам стоимости предварительных и обязательных периодических медосмотров установлена законодательством (ст. 213 ТК РФ) и непосредственно связана с выполнением работниками их трудовых обязанностей, указанная компенсация не подлежит обложению как НДФЛ (на основании п. 3 ст. 217 НК РФ), так и страховыми взносами (на основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Аналогичной позиции придерживаются и суды (см. например, Постановления Арбитражного суда Поволжского округа от 27.01.2016 N Ф06-4898/2015 по делу N А65-11279/2015, Арбитражного суда Уральского округа от 23.09.2014 N Ф09-6044/14 по делу N А07-16620/2013, ФАС Западно-Сибирского округа от 29.03.2012 по делу N А45-18533/2011). Вместе с тем, по мнению Минфина России, такая компенсация не облагается НДФЛ, только если она выплачена работодателем за счет чистой прибыли (Письмо Минфина от 08.02.2018 N 03-15-06/7527). В письме также отмечено, что поскольку возмещаемые организацией своим работникам суммы расходов по оплате медицинских осмотров не являются компенсационными выплатами, предусмотренными ТК РФ, соответственно такие компенсации не подпадают под освобождение от уплаты страховых взносов. Минфин приходит к указанным выводам в связи с тем, что в силу ст. 213 ТК РФ медицинские осмотры (обследования) осуществляются за счет средств работодателя, а оплата предварительных медицинских осмотров (обследований) за счет собственных средств работников с последующим возмещением таких расходов работодателем не предусмотрена в ст. 213 ТК РФ. Таким образом, если организация решит компенсировать стоимость предварительных и обязательных периодических медосмотров и не облагать их НДФЛ и страховыми взносами, ей нужно быть готовой отстаивать свои права в судебном порядке. Во избежание претензий налоговых органов, рекомендуем организации напрямую оплачивать все медицинские осмотры (обследования) за счет собственных средств, поскольку в данном случае никаких рисков у организации не возникнет.
Автор — Павел Зюков, старший партнер, руководитель налоговой практики Coleman Legal Services.
Фиксированные страховые взносы ИП в 2021 году
- Составьте план по форме, приведенной в Приложении к Правилам финансового обеспечения предупредительных мер (Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14.07.2021 № 467н)
- В документе укажите мероприятия на текущий год.
- Учтите, что некоторые из мероприятий можно включить в план только после выполнения, например выдачу работникам лечебно-профилактического питания (ЛПП).
- Далее план финансового обеспечения подпишите у главного бухгалтера и у генерального директора предприятия.
Важно: заместители подписывать данный документ не могут.
- Затем отнесите два экземпляра плана в отделение ФСС. После проверки плана на вашем экземпляре работники ФСС поставят отметку о принятии.
- Получите у специалиста отделения ФСС заверенную выписку из приказа о финансовом обеспечении мер для вашего предприятия.
Чтобы заполнить заявление, воспользуйтесь формой, которая приведена в Приложении № 1 к Административному регламенту, утвержденному Приказом ФСС РФ от 07.05.2019 № 237.
В заявлении нужно указать, в частности:
- наименование, ИНН вашей организации и ее регистрационный номер в ФСС РФ;
- наименование территориального органа ФСС РФ;
- способ вручения вам решения органа ФСС РФ о финансовом
обеспечении предупредительных мер или об отказе.
Срок подачи документов для финансирования предупредительных мер – до 1 октября.
Кому нужно проходить медкомиссию при трудоустройстве
Существуют определённые категории сотрудников, для которых прохождение медосмотра предопределено действующим законодательством, например, для таких как:
- водители — обязательно прохождение нарколога и психолога;
- персонал, задействованный на предприятиях с вредными и опасными условиями труда (ч. 1 ст. 213 ТК РФ) — фактор вредности определяется специальной оценкой. При этом перечни вредных и опасных работ указаны в Приказе Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н;
- офисные служащие, вынужденные проводить за компьютером больше половины рабочего времени — ежегодно;
- сотрудники предприятий общепита — оформление медкнижки (ч. 2 ст. 213 ТК РФ);
- работники пищевых предприятий — оформление медкнижки(ч. 2 ст. 213 ТК РФ) ;
- персонал, работающий в непосредственном контакте с детьми — преподавательский состав дошкольных и школьных учреждений, включая группы временного пребывания (ч. 2 ст. 213 ТК РФ);
- сотрудники сфер бытового обслуживания — банно-прачечные комплексы, парикмахерские, салоны красоты и пр. (ч. 2 ст. 213 ТК РФ);
- медперсонал — поликлиники, лаборатории, стационары (ч. 2 ст. 213 ТК РФ).
Помимо этого, медкомиссии проходят несовершеннолетние сотрудники и персонал, откомандированный на Крайний Север и районы с аналогичными условиями.
Чтобы ответить на этот вопрос, нужно обратиться к положениям статьи 212 Трудового кодекса РФ, где изложены обязанности работодателя по охране труда и созданию безопасных условий труда для своих сотрудников.
Данный нормативно-правовой акт чётко указывает, что работодатель обязан организовывать прохождение предварительных, плановых и внеочередных медосмотров для персонала, оплачивая услуги врачей. Кроме этого, на время осмотров за работником сохраняется должность и среднедневной заработок.
Нарушение этих условий грозит штрафом (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ):
- организациям — до 130 000 рублей;
- индивидуальным предпринимателям — до 25 000 рублей;
- должностное лицо — до 25 000 рублей.
За повторное аналогичное нарушение штраф будет уже больше (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ):
- организациям — до 200 000 рублей;
- индивидуальным предпринимателям — до 40 000 рублей;
- должностное лицо — до 40 000 рублей.