Как оформить заявление на выдачу документов при увольнении?

Как составить запрос на получение справок?

Заявление о предоставлении необходимых бумаг и справок пишут собственноручно или распечатывают на листе размера А4. Можно взять в организации фирменный бланк для составления заявления. Традиционно заявление состоит из 5 блоков:

1. информация об адресате и заявителе;
2. наименование документа;
3. формулировка просьбы или предложения;
4. дата подачи;
5. подпись (какие бумаги подписывает работник при увольнении?).

В правом верхнем углу отражается, кому настоящее заявление предназначено и, соответственно, от кого оно. Служебный документ подается официальному представителю компании, следовательно, нужно указать:

• занимаемую должность адресата;
• название предприятия;
• ФИО руководителя.

Писать должность и имя адресата следует в дательном падеже (к примеру, директору Смирнову, проректору Семёнову).

В сообщении о заявителе нужно назвать свою фамилию и имя, также стоит указать должность работника в родительном падеже (например, бухгалтера Золотаревой). Нет разницы, как написать: «бухгалтера» или «от бухгалтера». Второй вариант верен с точки зрения русского языка, но заявление примут в любом случае. Написание без предлога — уже устоявшаяся практика в деловой переписке.

То же касается написания слова «заявление» — с заглавной или прописной буквы, составить заявление можно по-разному. Распространены три версии написания:

• Начинается строка со строчной буквы и после слова «заявление» ставится точка. Это общепринятый способ оформления. В этом случае одним предложением считают наименование документа, сведения об адресате и заявителе.
• Прописная буква без точки в конце. В случае написания слова «заявление» в центре листа оно становится названием целого документа. Оно подчиняется тем же правилам, что и остальные заголовки.
• Без точки в конце и большими буквами. Подобная редакция традиционно встречается при наборе текста на компьютере, а не написании от руки.

Сам текст заявления начинается с красной строки. Заявление вы пишете с четкой целью, и следует здесь передать, по какой причине обращаетесь к адресату. Изложите:

1. основания обращения: «в связи с увольнением»;
2. свои требования: «выдать документы, связанные с работой»;
3. доказательства — дайте ссылку на ст. 62 и 84.1 ТК РФ.

Следует придерживаться официально-делового стиля и писать лаконично.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т.?д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33?3912/2016).

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1?000 до 3?000?руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были. Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов. Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов. Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его. Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких?либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу № 33?3359/2016).

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т.?п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

• заявление, написанное работником;
• свой паспорт;
• доверенность.

Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т.?п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)

Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017

Директор И. И. Зеленов

Выписка верна

Секретарь Белова О. Е. Белова

20.09.2017

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

(ООО «Ромашка»)

Выписка

из трудовой книжки серии XХ № 211111

Выдача справки о среднем заработке за последние три месяца

Обратите внимание! Использовать справку за период трех месяцев увольняемый сотрудник может в дальнейшем в центре занятости при остановке на учет.

В отдельных регионах утверждена своя форма справок. Желательно узнать об этом до момента увольнения в ЦЗ. При обращении в ЦЗ следует уведомить их о предстоящем увольнении и попросить необходимый бланк документа. Его нужно будет отдать работодателю для заполнения.

В особенности об этом нужно побеспокоиться в процессе ликвидации организации. Как только процедура банкротства завершится, подготавливать документ будет некому.

Неважно, потребуется ли в дальнейшем подтверждать статус безработного официально, так или иначе справка пригодится. Не исключено, что справка будет нужна, когда понадобится оформлять документы на пенсию. Такой документ – дополнительное подтверждение получения дохода и стажа в конкретной организации.

В какие сроки рассматривается заявление о документах, связанных с работой

Работодатель не может проигнорировать поступившее к нему заявление. Причем независимо от организационно-правовой формы: государственный ли это орган, бюджетное учреждение, ООО, ЗАО, индивидуальный предприниматель и т.п.

Заверенные печатью и подписью уполномоченного лица документы предоставляются в течение 3 дней (рабочих). Причем в том перечне, который указал работник. Именно поэтому заявление должно быть составлено в письменной форме. А подать его желательно через секретариат или под подпись руководителя (секретаря, помощника, кадрового работника).

Если работодатель нарушает свои обязанности и не отвечает на запрос работника, в зависимости от ситуации обратитесь с жалобой в трудовую инспекцию или попробуйте договориться мирным путем, если продолжаете трудиться там же. Если сроки давности по трудовым спорам уже подходят к концу, подавайте иск. В рамках рассмотрения дела подайте ходатайство об истребовании доказательств, приложив второй экземпляр заявления о документах, связанных с работой, и работодатель обязан будет ответить на судебный запрос.

Выдача документов об образовании

То же и по документам об образовании, в случае их хранения по месту работы. Дипломы, подтверждающие наличие профессионального образования, находятся у сотрудника. Все что допускается – это ознакомление с ними работодателя и предоставление ему копий.

Что же касается сертификатов, удостоверяющих прохождение специалистом разного рода курсов повышения квалификации, тренингов, программ допобразования и т. д., в особенности, если они оплачены работодателем, то документы могут храниться у работодателя в оригинале. Как только работник увольняется, ему обязаны их выдать.

Есть ситуации, при которых работнику отказывали в выдаче некоторых документов, если за их получение платила организация. Речь идет о документах, свидетельствующих об окончании курсов водителей погрузчика, инструкторов в сфере туризма и прочее.

Учтите! Подобная практика не имеет под собой законных оснований, поэтому работник может отстаивать свои права, обратившись в судебные органы, органы Прокуратуры, Трудовой инспекции.

Справка по форме 2-НДФЛ

Выдать справку 2-НДФЛ могут налоговые агенты (к которым относятся и работодатели). Справка нужна, чтобы подтвердить доход плательщика налогов (если он трудоустроен) и сумму налогового платежа, которая оплачивается с полученного дохода.

Этот документ нужен при таких обстоятельствах:

• налоговой службе, когда оформляются налоговые вычеты (они предоставляются исключительно через инспекцию);
• чтобы подтвердить доходы во время направления заявки для получения банковского кредита;
• в целях удостоверения прибыли (и удерживаемых с нее сумм), получаемой в новой организации.

На новом месте работы справка понадобится, если сотруднику нужно:

• провести расчет выплачиваемого больничного;
• выполнить оформление обычного налогового вычета (в т. ч. на ребенка);
• рассчитать прочие суммы компенсаций или предоставляемых льгот.

Существуют и другие обстоятельства, когда потребуется подготавливать указанную справку. Поэтому увольняемый сотрудник должен сразу же позаботиться о ее получении.

Она однозначно будет нужна. К примеру, новому работодателю, Налоговой инспекции. Поэтому лучше взять несколько экземпляров документов по различным периодам выплат.

Выписка из сведений персонифицированного учета

Запомните! В выписке, сделанной по форме СЗВ-СТАЖ или СЗВ-М, отражается страховой стаж, который был получен в определенной организации, и сумма, отчисленная в ПФ РФ.

Так как указанные документы – это групповая форма отчетности, выписки, оформляемые работниками, содержат его персональные данные.

СЗВ-М охватывает только последний проработанный сотрудником месяц, но при его желании браться может любой другой период работы в организации, в том числе и весь срок до момента расчета. Так как подобная форма возникла в 2021 г., то все предшествующие этому году периоды, она не охватывает.

СЗВ-СТАЖ охватывает период от начала года до момента увольнения, если же человека приняли на работу в текущем году, то с момента его трудоустройства. Запрашивают документ и с обозначением в нем более ранних сроков, но не ранее 2021 г., так как форма введена именно в этом году.

Если нужен период до 2021 г., то используется справка РСВ-1.

Выписку данных персонифицированного учета могут получить граждане, которые работают на основании гражданско-правового договора. В данном случае документ выдадут в день, когда заканчивается срок действия такого договора.

Как подать заявление о выдаче документов, связанных с работой

Чтобы получить документ, работник должен оформить заявление о выдаче в письменном виде, зарегистрировать его у работодателя. Желательно оставить у себя второй эккзепляр заявления с отметкой о принятии. Устный запрос, в силу закона, не обязывает выдавать такие бумаги. Работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления.

Если документы необходимы работнику в качестве доказательств по трудовому спору, а работодатель отказался их выдать, то можно подать ходатайство об истребовании доказательств. В этом случае предлагаемый образец будет подтверждать, что истец предпринимал необходимые меры для истребования доказательств, которые результата не принесли.

Если документы необходимы работнику для представления в другие, кроме суда, организации, а работодатель отказывает в этом, самым эффективным способом затребовать документы будет подача жалобы в трудовую инспекцию.

Заявление на копию трудового договора. Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Работники часто обращаются к администрации работодателя с просьбой выдать им те или иные документы, их копии или предоставить информацию. Есть документы, которые работодатель обязан выдать, но есть документы, которые он выдавать не может.

Часто работники, просят выдать им копий кадровых документов такие как приказы о приеме на работу и их переводе и одновременно запрашивают распоряжения о создании подразделения, назначении руководителя, полное штатное расписание и все локальные акты.

Если в запрашиваемом работником документе упоминаются другие работники, работодатель может оформите выписку из него, в части касающейся этого работника. Копии локальных актов работодатель может не выдавать. Такой отказ суды признают законным. В статье 62 ТК РФ упоминаются персональные документы работника.

Локальный акт к ним не относится. Достаточно того, что работодатель ознакомил с ним работника под роспись.

Нередко работник запрашивает копии ПВТР или положения так как намерен доказать в суде, что работодатель незаконно лишил его премии, отпуска или надбавки. Но суд скептически отнесется к распечатке с корпоративного сайта. Поэтому нужна заверенная копия документа.

Если работодатель не выдаст копию такого акта, работник может оспорить отказ работодателя в суде. В таких спорах суды занимают разные позиции.

Одни суды считают, что локальный акт выдавать не обязательно и занимают сторону работодателя.

Эта позиция мотивирована тем, что работодатель обязан ознакомить работника с локальными актами под роспись; выдавать их копии по смыслу ст.

62 ТК РФ он не обязыван; локальный акт не имеет отношение к выполнению конкретной трудовой функции; выдавать нужно документы, которые содержат персональную информацию о работнике.

Работодатель вправе отказать запрашиваемый акт если работник запросил копию не локального, а нормативного акта. Например, приказа госоргана или ведомства. К таким документам работодатель отношения не имеет. Отказ выдать заверенную копию будет законным.

Другие суды считают, что локальный акт работодатель должен выдать и поддерживают работников вынося решения обязать работодателя выдать копии локальных актов. По мнению судов, акты связаны с работой и этих работник, а потому они вправе запросить их в порядке ст. 62 ТК РФ.

Если у работодателя нет подписи работника подтверждающей его ознакомление с локальным актом, то работодатель обязан предложить работнику ознакомиться с такими документами и расписаться подтвердив этот факт, или выдать заверенную копию акта под роспись.

В таком случае у работника нет оснований обвинять работодателя в нарушении его прав.

Работник вправе потребовать от работодателя выдать ему копии материалов внутреннего расследования, так как он обращается за копиями так как планирует оспорить дисциплинарное взыскание. Цель работника найти в материалах нестыковки и доказать, что тот: нарушил процедуру; пропустил сроки; уволил без основания и т. п.

С заявлением может обратиться действующий или уволенный работник. Копии таких документов должны быть выданы независимо от статуса работника, та как ст. 62 ТК РФ распространяется и на бывший персонал.

За получением копий может обратиться как работник, так и его представитель. Представитель вправе забрать документы предъявив соответствующую доверенность.

Если работодатель откажется выдать копии таких документов, он может быть привлечен, к административной ответственности по п. 5.27 КоАП РФ. Штраф за подобное нарушение на работодателя составляет до 50 тыс. А еще бывший работник может взыскать моральный вред.

Однако, работодатель не обязан выдавать работнику документы без всякого разбора. Решение о выдачи документов работодатель должен принимать с учетом того, относится документ непосредственно к его работе или нет.

Иногда работники просят выдать фото- и видеодоказательства, например, его отсутствия на рабочем месте или сведения о средстве фиксации и информацию о том, кто им пользовался.

Такие требования незаконны, так как электронные свидетельства (фото, видео) не обладают признаками, по которым их можно отнести к документам, связанным с работой; запрошенные документы это основание для принятия работодателем внутреннего кадрового решения об увольнении. Работнику должны быть выданы копии приказа о дисциплинарном взыскании; сведения о технических устройствах, порядок их использования и регламент действий ответственных лиц это сведения, которые принадлежат исключительно работодателю.

Если в документе речь идет о деятельности работника в компании, выдайте его. Работник вправе получить копии приказа о взыскании, заключения проверки, объяснительной записки, должностной инструкции. Иначе конфликт перерастет в судебное разбирательство, а оно завершится в пользу работника.

Если работник передумал получать копию документа, то он должен написать соответствующее заявление. Из-за отсутствия такого заявления суд может отклонить требование работника о моральном вреде за несвоевременную выдачу копий.

Похожие записи:

• Материнский капитал проиндексируют в 2023 году на 11,9%
• Ипотека для молодой семьи: условия, возможности и препятствия
• До скольки в квартире можно делать ремонт по законодательству