Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Регистрация кадровых документов ведется с начала деятельности. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено, новый регистр заводится, когда в предыдущем заканчивается место для записей. Закрытая книга передается в архив.
Состав реквизитов приказа
Приказ содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016):
- Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации – автора документа;
- вид документа (ПРИКАЗ);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
При этом факультативными реквизитами приказа являются:
- визы / грифы согласования;
- отметка об исполнителе;
- отметка о контроле;
- отметка о направлении в дело.
Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.
Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.
Согласование и подписание
Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.
Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.
Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10–12):
- должность лица, визирующего документ;
- его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
- дату визирования;
- если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).
Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.
Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.
Приказ о введении локально-нормативных актов
Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.
Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.
Как и сколько хранить журнал
Нормативный срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу регулируется приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (позиция 434).
| Срок хранения, лет | Вид приказов |
|---|---|
| 50/75 | О приеме, увольнении, перемещении, переводе, совмещении, ротации, совместительстве, оплате, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, классных чинов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы |
| 50/75 | Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда |
| 5 | О ежегодных отпусках, учебных, дежурствах, не связанных с основной деятельностью |
| 5 | О направлении в командировку |
| 5 | О служебных проверках |
| 3 | О взысканиях дисциплинарных |
Разновидности приказов
Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.
Приказы делят по разным видам. В частности:
- По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
- По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.
Что это такое: понятие и сущность
Нумерация представляет присвоение порядкового номера документу.
Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции.
Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу. Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия. И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.
Нумерация преследует основные цели:
- систематизация документов на предприятии;
- удобный поиск;
- осуществление контрольных действий за подписанной документацией.
Если приказы в один день как нумеровать / Правовая помощь
А именно:
- Внесение записей в трудовые книжки;
- Оформление личных дел;
- Создание приказов по личному составу;
- Оформление графика отпусков и штатного расписания;
- Составление и преобразование должностных инструкций;
- Хранение и своевременная сдача документов в архив;
- Грамотное внесение изменений в документы;
статьи
- 1 Виды приказов и необходимость их регистрации
- 2 Правила ведения
- 3 Каждый год новая или нет
- 4 Журнал регистрации приказов
- 5 Что делать, если ошибка
- 6 Образец приказа о нумерации приказов
Виды приказов и необходимость их регистрации Бланк приказа о приеме на работу Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы: По личному составу.
А к желательным реквизитам можно отнести:
- Наименование фирмы;
- Наименование и дата документа;
- Регистрационный номер;
- Место составления приказа;
- Текст документа;
- Подписи ответственных лиц;
- Отметка об исполнителе;
- Визы согласования приказа (при необходимости).
Обратите внимание! Законодательство не устанавливает, какое количество изменений в приказ можно внести. Руководство организации само решает этот вопрос.
Для чего нужна нумерация приказов по кадрам
Во время работы в организации накапливаются распорядительные документы, в том числе — приказы по личному составу. Это распоряжения разных типов и с разными сроками хранения, регулирующие трудовые отношения работодателя и персонала. К ним относятся приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников, о предоставлении ежегодного отпуска и декрета, о направлении в командировку и поощрении за продуктивный труд, об изменении оклада и других кадровых процессах.
★ Оформлением распорядительной документации по личному составу занимается кадровая служба. В отличие от распоряжений по основной деятельности, хранящихся в организации постоянно, вплоть до ее ликвидации, приказы по личному составу, изданные до 2003 года, хранятся в течение 75 лет, а изданные после 2003 года — в течение 50 лет. Исключение — приказы о предоставлении учебных и очередных оплачиваемых отпусков, о краткосрочных командировках по России или за рубеж, о дежурствах и дисциплинарных взысканиях. Они хранятся в течение пяти лет.
Пример нумерации для предприятий средних размеров
Для компаний средних размеров, где работа с персоналом уже выделена в отдельное направление, необходимо применять более сложную нумерацию для кадровых приказов.
Такая система может подразумевать выделение приказов по персоналу в отдельную категорию, тогда к обычному номеру приказа добавляют цифру или буквы, обозначающие кадровое подразделение.
Например, приказ № 1-2018/к.
Если каждому отделу в документообороте организации присвоен порядковый номер, то вместо буквы нумерация приказа будет выглядеть так:
№ 1-2018/4, где 4 — порядковый номер кадровой службы.
При достаточно большом обороте документов по личному составу организации дополнительно могут использовать деление по причинам издания приказа. Это также может указываться буквенным или цифровым кодом.
Например, №1-2018/4отп, что означает приказ об отпуске сотрудника. Или код «3» присвоен приказам о премировании. Тогда номер может выглядеть так:
№1-2018/3к, №1-2018/4.3 — это означает, что отдел кадров (4 или «к») подготовил и подписал у руководителя приказ о премиях работников (3), а с начала года этот приказ был первым в отделе кадров (1).
Также в средних компаниях целесообразно разграничить журналы для учета изданных приказов. Вместо одного общего журнала можно вести следующие виды журналов:
- приказы об увольнениях, перемещениях и приеме на работу;
- приказы по командированию сотрудников;
- приказы по премированию и взысканиям;
- приказы по отпускам;
- иные приказы и распоряжения по персоналу.
Нумерация приказов по кадрам
Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач: для облегчения поиска необходимого документа; учет в номенклатуре дел; разграничением исполнителей или создателей документа; иные задачи.
При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила: Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания. Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу.
Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем. Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа.
Это правило относится, например, к входящей корреспонденции.
Приказ о нумерации приказов. образец и бланк 2021 года
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.
Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:
- Внесение записей в трудовые книжки;
- Оформление личных дел;
- Создание приказов по личному составу;
- Оформление графика отпусков и штатного расписания;
- Составление и преобразование должностных инструкций;
- Хранение и своевременная сдача документов в архив;
- Грамотное внесение изменений в документы;
Инструкция по организации делопроизводства и документооборота в..
- Документы в компании печатаются на бланках установленного образца.
- Внутренние документы печатаются на бланке компании с указанием структурного подразделения, предназначенных для служебной переписки.
- Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
- Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
- Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения генерального директора не могут передаваться другим организациям и лицам.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 7.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размер 12.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
- 20 мм – левое;
- 10 мм – правое;
- 20 мм – верхнее;
- 20 мм – нижнее.
Как придумать и присвоить артикул товару
Артикул — условное обозначение, которое присваивают тому или иному товару, чтобы отличить его от других в ассортименте и сделать удобным поиск нужного наименования по каталогам и складским базам.
Учёт товаров по артикулам — это важный элемент правильного делопроизводства в любом направлении торговли. Без артикула поиск определенного наименования будет похож на поиск иголки в стогу сена.
Хотя компании используют различные идентификаторы, артикул остаётся основным из них в складском учёте.
Артикул используется не только внутри компании — большинство интернет-магазинов вместе с характеристиками товара показывает клиенту и артикул. Это помогает при взаимодействии с покупателем — он может позвонить по телефону, написать письмо и сразу получить от сотрудника компании обратную связь по нужному наименованию: узнать о его наличии, доставке, стоимости.
Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов. Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:
- заполнение трудовых книжек;
- формирование личных дел, а также должностных инструкций;
- составление приказов по личному составу;
- контроль за формированием штатного расписания и соблюдением графика отпусков;
- хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;
- при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.
Разновидности приказов
Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.
Приказы делят по разным видам. В частности:
- По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
- По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.