Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обратиться за копией своей трудовой книжки может работник. Для этого он на имя руководителя должен написать заявление, в котором указывается просьба выдать оформленную должным образом трудовую книжку. Сотрудник может не указывать по какой именно причине ему потребовалась копия трудовой. Этот документ может потребоваться в банк, если работник решил оформить кредит. Запросить копию трудовой могут в соцзащиту для оформления каких либо пособий или льгот. Все причины, по которым может потребоваться копия трудовой являются для сотрудника личными и сообщать о них он не обязан. Копия трудовой также может потребоваться и работодателю, когда он подает документы на возмещение затрат по выплаченным пособиям в ФСС. По предоставленной копии будет подтвержден стаж, используемый для расчета пособия.

Когда требуется заверение копии трудовой книжки

Важно! Заверить должным образом книжку и выдать сотруднику копию работодатель в 2023 года должен в течение 3 рабочих дней с даты обращения за ней (62 ТК РФ).

Как правильно оформить копию трудовой в 2021 году

Отметим, что с середины 2021 года в правила заверения трудовых регистров были внесены небольшие коррективы. Но несмотря на довольно несущественные уточнения, выкопировка из трудовой, оформленная с несоблюдением ГОСТа Р 7.0.97–2016 не будет признана действительной. Поэтому следует помнить, что при оформлении копии нужно:

1. Делать копии всех разворотов трудовой книжки, где есть записи. Естественно, включая титульный лист и форзац к нему. Крайним листом должна быть запись, о приёме на существующее место работы.
2. Качество печати должно быть хорошим, чтобы все записи были читабельными.
3. Наверху страницы ставится оттиск «копия».
4. На финальной станице под последним местом работы (фактически без отступов от финальной записи) проставляется о, должность и виза ответственного за ведение кадрового делопроизводства лица, расшифровка его подписи, а также дата заверения копии.
5. По обязательным требованиям нового ГОСТа после этого на выписке нужно уточнить место хранения оригинала трудовой. Запись, которую нужно сделать, может быть сформулирована так:
   «Подлинник находится в отделе кадров (название предприятия)».

   Что делать со старыми бланками трудовых книжек

   Новая форма бумажной трудовой книжки и порядок ее заполнения и хранения утверждены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. При этом бланки трудовых книжек нового образца введены в действие только с 1 января 2023 года (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Поэтому, несмотря на то, что с формой нового бланка трудовой книжки все организации ознакомились еще в 2021 году, применять его стали только с начала 2023 года.

   Но и здесь есть нюанс. Если у вас есть запас бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, вы можете продолжать использовать их без ограничения срока (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Иными словами, до тех пор, пока у вас не закончатся ранее приобретенные бланки трудовых книжек, закупать бланки нового образца не надо.

   Трудовую книжку можно оформлять на бланке образца 2003 года (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в настоящее время утратило силу).

   Запас бланков трудовых книжек образца 2003 года в организации может не закончиться довольно продолжительное время. Дело в том, что чаще всего организациям требовались бланки трудовых книжек в случае принятия на работу сотрудника, который трудоустраивается впервые, то есть ранее нигде не работал. И именно первый работодатель обязан был оформить такому работнику бумажную трудовую книжку.

   Сейчас действует следующее правило – если работник впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года (п. 8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Таким образом, с 2021 года работодатель не оформляет бумажные трудовые книжки новичкам, у которых отсутствует трудовой стаж.

   Бланк трудовой книжки потребуется оформить в случае. если сотрудник на момент трудоустройства в организацию уже имел трудовой стаж, но бумажная трудовая книжка у него отсутствует, например, по причине утраты или порчи (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

   Также бланк трудовой книжки понадобится для оформления дубликата документа. Правила оформления дубликата трудовой книжки определены в разделе 5 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда № 320н.

   Бланки вкладышей в трудовую книжку могут закончиться быстрее. Вкладыш оформляется в том случае, если в трудовой книжке все страницы одного из разделов заполнены. Учитывая, что в бланке трудовой книжки образца 2003 года для раздела «Сведения о работе» отведено только 10 разворотов (в бланке нового образца – 14 разворотов), страницы данного раздела заканчиваются довольно быстро. И часто приходится оформлять даже не по одному вкладышу в трудовую книжку.

   Бланками вкладышей образца 2003 года вы можете пользоваться до тех пор, пока они у вас не закончатся, а потом приобрети уже бланки нового образца.

   Также обращаем внимание, что переоформление действующих трудовых книжек не требуется. Если новый работник принесет вам трудовую книжку образца 2003 года или более ранних образцов (например, работник представит трудовую книжку колхозника), вы должны сделать запись и приеме на работу в предъявленной трудовой книжке. Заводить трудовую книжку на новом бланке не надо.

   

   Новый порядок оформления трудовых книжек

   С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

   Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

   Как заверить трудовую книжку если много листов по новому

   Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату. Эта заверительная надпись должна захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их.

   • Отсканировать (распечатать) необходимо все заполненные листы трудовой книжки или иного документа, включая титульный. Каждый лист копии должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если распечатка или ксерокопия выполнены с обеих сторон листа, его могут не принять. Текст после печати должен быть четким и хорошо читаемым.
   • Заверение копии трудовой книжки и любого другого документа можно осуществить двумя способами: постранично или комплектом. В первом случае заверительная надпись и печать компании проставляются на каждом листе копии.

   Как делают в трудовой запись об увольнении

   Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.

   Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.

   Правила оформления дубликата трудовой книжки

   Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:

   • а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;

   • б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);

   • в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;

   • г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

   • д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

   • е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;

   • ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.

   При заверении трудовых часто встречаются следующие ошибки:

   • Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
   • На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
   • На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
   • При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
   • Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
   • С 1 июля 2018 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
   • Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.

   При заверении трудовых часто встречаются следующие ошибки:

   • Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
   • На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
   • На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
   • При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
   • Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
   • С 1 июля 2021 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
   • Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.

   Заверенная Копия Трудовой Книжки Образец 2020

   Прежде чем рассматривать образец заверения трудовой книжки, выясним, зачем это может потребоваться. ТК — это документ, который хранится в организации, где ее владелец работает. На руки работнику ее отдают после увольнения (или по письменному заявлению работника, в соответствии со ст. 62 ТК РФ ).

   В банк — для подтверждения занятости. Иногда кредитным организациям недостаточно справки по форме банка или 2-НДФЛ для того, чтобы удостовериться в стабильности заемщика. В консульство — для получения визы. Особенно это касается бизнес-поездок.

   В Управление по вопросам миграции — для получения загранпаспорта. В соответствии с Приказом ФМС РФ № 320 от 15.10.2012, такого требования уже нет. Но иногда сотрудники МВД действуют по старинке и все же требуют документ о занятости.

   Как заверить трудовую книжку с 1 июля 2019 по новым правилам

   Если работодатель выдает работнику вкладыш в трудовую книжку, то его также нужно учесть отдельной строкой.Вкладыш, который уже находится в трудовой при приеме, также отражают в книге учета.

   Обычно это делают в одной строке с трудовой книжкой.После заключения трудового договора и издания приказа о трудоустройстве делается запись в предоставленной работником трудовой или заполняется новая.

   Приняв книжку на хранение, ответственный сотрудник кадровой службы регистрирует документ в книге учета.При этом заполняются первые 11 граф: При увольнении умершего сотрудника книжка выдается под роспись его родственникам.Когда уволенный работник не приходит в отдел кадров, ему направляется уведомление о необходимости забрать трудовую.

   Если сотрудник так и не получил документы, организации могут грозить штрафы и конфликты.В таких случаях есть два способа защититься от претензий.

   Отправить книжку ценным письмом с уведомлением можно только после получения письменного заявления владельца с указанием адреса.Всю переписку, квитанции и конверт в случае возврата неврученного письма нужно хранить.В инструкции нет указаний, как отметить в книге учета факт отправления трудовой почтой.

   Специалисты в области кадрового учета предлагают ставить «Отправлено почтой». Некоторые кадровики в таких случаях графы 12-13 вообще не заполняют.

   Срок действия заверенной копии

   Срок действия копии соглашения зависит от того, в какую организацию предоставляется. Например, при формировании пакета бумаг в пенсионный фонд на оформление пенсии прикладывают экземпляр с отметкой, выполненной не позднее 30 дней. Если документ будет передаваться в финансовое учреждение, документ действителен в течение двух недель.

   Мнение эксперта

   Поляков Пётр Борисович

   Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

   Сроки устанавливаются в связи с тем, что в трудовой договор могут быть внесены изменения путем заключения дополнительных соглашений. Это обяжет участников контракта снова снимать с него копию и делать заверение.

   В каждом конкретном случае следует уточнять, в течение какого периода действительна копия контракта.

   Копия трудового договора заверенная работодателем образец 2021

   Как с 1 июля 2021 года работать с копиями документов У вас на руках полученные от работодателя копии. Будь то копия трудовой книжки, приказа о приеме на работу или иного запрошенного вами кадрового документа, требования к ее заверению будут едиными. Продолжим рассмотренный ранее пример. Заявление слесаря сантехника механического цеха Васильева А.К.

   7 Если копия договора имеет несколько страниц, скрепленных при помощи степлера, то заверьте каждую из них в отдельности, подписывая нижнюю часть каждого листа словом «Верно». В конце договора под подписью сторон укажите должность, поставьте подпись, ее расшифровку, включающую в себя фамилию и инициалы, а также дату.

   
   

   Похожие записи:

   • Земельный налог для физических лиц и ИП в 2023 году
   • Применение Квадрата Декарта для принятия решений (в Примерах)
   • Водительская медкомиссия в 2023 году: документы, врачи, цены