Какие документы при увольнении выдавать в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы при увольнении выдавать в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.

1. НДФЛ:

НДФЛ нужно уплатить в срок до 28.02.202.

Сроки перечисления НДФЛ по выплатам при увольнении определяются по правилам п. 6 ст. 226 НК РФ следующим образом:

• налог, исчисленный и удержанный за период с 1 по 22 января текущего года включительно, надо уплатить до 28 января этого года включительно;
• налог, исчисленный и удержанный за период с 23 по 31 декабря текущего года включительно, надо уплатить не позднее последнего рабочего дня этого календарного года;
• во всех остальных случаях налог, исчисленный и удержанный за период с 23-го числа прошлого месяца по 22-е число текущего месяца включительно, надо заплатить до 28-го числа текущего месяца включительно.

Мы разобрались с вопросом о том, какие отчёты сдавать при увольнении работника и выяснили, что отправке подлежат следующие формы:

1. персонифицированные сведения о физических лицах;
2. подразделы 1.1 и 1.2 и 3, раздел 2 отчёта ЕФС-1;
3. расчёт РСВ;
4. декларация 6-НДФЛ и приложение 1 к ней.

Форма СТД-Р вместо трудовой книжки при увольнении с 1 февраля 2020 года

Прежде всего, необходимо помнить о том, что в 2020 году введены новые электронные трудовые книжки. Бумажный вариант документа утратил актуальность, хотя, по желанию каждого работника, его заполнение может продолжаться работодателем параллельно с ведением электронной формы.

Теперь при увольнении тем работникам, которые выбрали электронную форму трудовой книжки, выдают документ установленного образца СТД-Р со всеми необходимыми сведениями. Это – своеобразная выписка из электронной трудовой книжки, которую отныне будут хранить в Пенсионном фонде России.

Напомним, что сведения об изменениях в трудовую книжку передает в ПФР работодатель в также утвержденной типовой форме бланка СЗВ-ТД.

Ответственность за невыдачу документов при увольнении

В случае если увольняемому работнику не выдали документы, когда это является обязательными, либо сделали это несвоевременно, то на организацию может быть наложен штраф. В настоящее время это от 30 000 до 50 000 рублей. Кроме этого, дополнительно штраф может быть взыскан с руководителя. В этом случае это будет от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). В случае повторного, в течение года правонарушения штрафные меры будут усилены. До 70 000 руб., — для организации, и 20 000 руб., для руководства. Для последнего может быть применена дисквалификация на протяжении до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Также материальная ответственность наступает в случае задержки с выдачей материальной книжки по статье 234 ТК РФ. Согласно абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 № 2, со стороны организации потребуется оплатить то время, на протяжении которого бывший сотрудник не имел возможности приступить к трудовой деятельности, вызванной отсутствием трудовой книжки.

Важно! На основании статьи 234 ТК РФ., подобная ответственность предусмотрена также в результате несвоевременной выдачи СТД-Р. Впрочем практическое применение данной нормы может быть затруднительным. Ввиду того что данная информация может быть получена из других источников. Например, на портале Госуслуг, МФЦ либо Пенсионном фонде (ст. 66.1 ТК РФ).

Документы по требованию

Сотрудник в своем письменном заявлении вправе просить администрацию выдать ему дополнительные бумаги. В перечень документов, которые предоставляются на запрос работника, обычно входит:

1. Справка по форме 2-НДФЛ. При увольнении лица организация обязана подготовить 2 такие справки – для налоговой и для самого сотрудника. Но последнему документ выдается только по письменному требованию.
2. Справка для службы занятости. Обычно такой документ требуется при назначении пособия по безработице. Единого бланка не утверждено, но в справке нужно указать данные о предъявителе и его среднем заработке.
3. Копии приказов – об увольнении, о переводе, о назначении на другую должность, о поощрениях и тому подобное.
4. Записка-расчет. Используется единая форма Т-61. В документе отображается расчет выплат сотруднику при увольнении.

Какие выплаты получают при увольнении

Помимо документов, уходящий сотрудник получает расчет. Окончательная сумма к выплате состоит из:

• зарплаты за последние рабочие дни, отработанные с начала месяца;
• отпускных за неотгулянное время;
• пособие в связи с болезнью во время отработки.

Порядок и сроки подачи СЗВ-ТД в ПФР при увольнении

Отчет СЗВ-ТД — содержит поля для указания сведений о мероприятии, проводимых в отношении работников. Данная информация необходима Пенсионному фонду для ведения электронной базы граждан с целью начисления пенсии по старости.

До начала 2021 года граждане дожны были определиться с тем, в каком виде будет учитываться их трудовая деятельность — только в электронном в ПФР либо в электронном и бумажном формате.

Работники должны были подать соответствующее заявление о своем выборе. Если выбран электронный способ учета, то бумажная книжка должна быть выдана на руки, работодателю остается только своевременно передавать данные о мероприятиях в ПФР посредством формы СЗВ-ТД.

Если выбран традиционный вариант учета, то работодателю по-прежнему необходимо вносить информацию в трудовую книжку, а также заполнять форму СЗВ-ТД для передачи сведений в ПФР.

Справки о размерах заработной платы

Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.

Информация Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.

Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.

Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:

• собственно зарплату;
• премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
• доплаты и надбавки;
• комиссионные;
• «тринадцатую зарплату».

Общие требования к справкам и копиям – нюансы подготовки

При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично

Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:

• присутствие даты и регистрационного номера справки;
• подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
• если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
• все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.

После верификации копии документа нужно:

• поставить должность ответственного лица;
• расшифровку визы (Ф. И. О.);
• поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
• поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).

За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю – как организации, в целом, так и ее руководителю персонально –могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.

Так, при задержке дольше положенного времени или невыдачу (что является фактически одним и тем же) всех бумаг Трудовая инспекция вправе выписать юридическому лицу или ИП штраф в размере 30-50 тысяч рублей. Генеральному директору юрлица могут присудить индивидуальный штраф в размере 1-5 тысяч рублей.

Если в дальнейшем порочная тенденция будет развиваться, и организация не пересмотрит своего отношения к ведению личных дел сотрудников, то мера карательных воздействий может возрасти до 70 тысяч рублей для юридического лица и 20 тысяч рублей для его начальника. В особых случаях может применяться такая мера, как дисквалификация руководителя по занимаемой должности и специальности, сроком от 1 до 3 лет – статья 5.27 КоАП России.

Последствия невыдачи документов и справок для работодателя

В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.

При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:

• подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
• направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.

После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.

Март 2023

1 2 3 4 5

6 7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18 19

20 21 22 23 24 25 26

27 28 29 30 31

Увольнение по собственному желанию на испытательном сроке

Если гражданин принят с прохождением испытания, то для него действует также и упрощенная процедура увольнения. Это значит, что изъявить свое желание завершить трудовые отношения он должен не за 14 дней, как при обычном увольнении, а всего за 3.

Кроме этого, по согласованию с администрацией срок отработки может быть вообще отменен. Однако необходимо получить однозначное согласие, поскольку такая неявка может быть оформлена как увольнение за прогул.

Важно! Если работник решил уволиться, а период прохождения испытания уже прошел, то отрабатывать придется на общих условиях две недели.

В случае, когда увольнение в период испытания производит работодатель по своей инициативе из-за низких результатов работы, необходимости отрабатывать не будет вообще.

Какие получает штрафы руководитель за задержку или отказ?

Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:

• трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
• справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
• справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.

Как засвидетельствовать факт выдачи

Если наниматель хочет подстраховаться от возможных претензий от уходящего сотрудника, нужно своевременно получить от него подтверждение того, что все запрошенные бумаги выданы в полном объёме и в установленный законодательством срок. Особенно стоит обращать внимание на этот момент, если человек просит руководителя или кадровиков завизировать копию своего заявления о выдаче справок. Если уволенный попробует обвинить фирму в задержке или отказе от выдачи бумаг, можно будет обосновать несостоятельность таких притязаний.

Закон не регулирует процедуру фиксации выдачи справок, для таких ситуаций есть несколько вариантов:

1. Все справки и копии документов (за исключением трудовой книжки), распечатываются в двух экземплярах, на втором экземпляре ставится отметка в получении, дата и подпись физ. лица, этот лист остаётся у работодателя.
2. Ещё один вариант — журнал документооборота, когда все выданные справки вносятся в учётную книгу, человек расписывается за получение каждого.
3. В определённых случаях можно составить акт приёма-передачи (либо опись) документации, в котором прописываются все полученные справки, акта можно здесь. Акт визируется тем, кто выдал документы с указание должности и расшифровкой ФИО, печать для документов ставить необязательно. Вторая сторона расписывается в получении и собственноручно ставит дату.

Справка с места работы может потребоваться в самые разные типы учреждений — частные, государственные и даже международные. Главное при их составлении — учесть требования к соответствующим документам, установленные в тех организациях, которые их запрашивают.

Ознакомиться со спецификой других типов справок, оформляемых работодателями для сотрудников, вы можете в статьях:

• «Зачем и куда нужна справка 2-НДФЛ?»;
• «Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику».

Источники:

• Приказ Минтруда России от 30.04.2013 N 182н
• Приказ Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Похожие записи:

• Пособие за 3 ребенка до 3 лет в 2023 году в Самарской области
• Новое в 2023 году: выплаты, льготы и федеральные программы
• Как признать человек недееспособным?